Możesz również posłuchać tego odcinka korzystając ze Spotify:

Cześć! Dzisiaj udowodnię Ci, że krajowy system e-factor, który wejdzie od lutego 2026 roku, to ogromne wyzwanie biznesowe, a nie tylko aktualizacja w systemie księgowym.

To jest temat, który zdecydowanie nie powinien zajmować pół godziny, tylko raczej kilka, a może nawet kilkanaście godzin. Dla porównania – szkolenia z KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli ktoś chce mieć rzeczywiście pogłębioną wiedzę, potrafią trwać kilka dni. Nie chcę jednak robić całego cyklu poświęconego KSeF-owi, bo na rynku jest już bardzo dużo materiałów na ten temat. Oczywiście, jeżeli pojawi się potrzeba indywidualnego wsparcia we wdrożeniu KSeF, to jest zupełnie inna historia.


Dzisiaj chciałbym natomiast odczarować jeden bardzo popularny mit, tj. KSeF (Krajowy System e-Faktur) to wyłącznie zmiana techniczna, polegająca na tym, żedo tej pory wysyłałem faktury mailem, a od lutego 2026 roku będę je wysyłał przez system. I koniec tematu. Tak rzeczywiście może być w przypadku najmniejszych jednoosobowych działalności gospodarczych, które wystawiają niewiele faktur, czy otrzymują niewiele faktur zakupowych. Natomiast dla każdego innego biznesu KSeF to,  moim zdaniem, prawdziwa rewolucja.
Dlatego teraz w skrócie wyjaśnię, na czym KSeF polega, i zadam Ci kilka pytań do przemyślenia, żebyś zobaczył, jak bardzo trzeba będzie zmienić pewne nawyki organizacyjne w firmie w związku z jego wdrożeniem.


Pierwsza kluczowa uwaga jest taka, że teoretycznie KSeF staje się obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla podatników, których wartość przychodów przekroczyła 200 mln zł.
Od tej daty najwięksi podatnicy VAT będą mieli obowiązek wystawiania faktur wyłącznie w KSeF. Dla pozostałych podatników VAT, których przychody przekraczają 50 mln euro, obowiązek ten wejdzie w życie od 1 kwietnia 2026 roku.
Warto zwrócić uwagę na jedną istotną rzecz.Jeżeli duże przedsiębiorstwa, (np. gdy korzystasz z usług Facebooka czy Google) zaczną wystawiać faktury w KSeF już od 1 lutego 2026 roku, to Ty również musisz być na to gotowy. Nawet jeśli formalnie nie masz jeszcze obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Dlatego, że musisz umieć obsługiwać KSeF, musisz wiedzieć, jak odbierać faktury oraz musisz wiedzieć, jak je odczytywać i przetwarzać. W przeciwnym razie możesz nawet nie wiedzieć, że ktoś wystawił na Ciebie fakturę, a to ma naprawdę niebagatelne znaczenie z punktu widzenia rozliczeń, terminów i odpowiedzialności.
I to jest dopiero początek całej układanki, a nie jej koniec.

Po drugie – kluczowe założenie KSeF jest takie, że faktura ma być wystawiona i przesłana do systemu tego samego dnia. To jest fundamentalna idea KSeF, oparta na tzw. fakturze ustrukturyzowanej. Każda inna praktyka, np. wysyłanie faktury dzień później albo dużo później nie jest modelem docelowym, w jakim ten system ma funkcjonować. Oczywiście technicznie jest to możliwe, ponieważ w schemie faktury (czyli w pliku XML, który trafia do KSeF) data wskazana w dokumencie jest wiążąca, a nie data jego przesłania do systemu. I to akurat jest rozwiązanie sensowne.
Natomiast problem pojawia się wtedy, gdy rozjazd pomiędzy datą wystawienia faktury a datą jej przesłania do KSeF będzie istotny, w szczególności większy niż jeden dzień roboczy. Takie sytuacje będą dla organów podatkowych sygnałem alarmowym. Jeżeli więc do tej pory zdarzało Ci się wystawiać faktury wstecz, np. we wrześniu faktury za sierpień, bo zwyczajnie się o nich zapomniało, to dziś jest to praktycznie niewykrywalne. W KSeF będzie to widać od razu. System pokaże dużą rozbieżność pomiędzy datą wystawienia faktury a datą jej wgrania do systemu. A takie sytuacje od 1 stycznia 2027 roku będą objęte sankcjami.
To oznacza, że masz jeszcze około rok, żeby zmienić swoje nawyki dotyczące momentu wystawiania faktur.
Natomiast jeżeli KSeF nie będzie działał z przyczyn obiektywnych, np. dlatego, że Ministerstwo Finansów prowadzi prace techniczne, to termin na przesłanie faktur wynosi 7 dni roboczych od dnia usunięcia awarii systemu.
To oczywiście duże uproszczenie, bo trybów działania KSeF jest na tyle dużo, że jeżeli Twoja sytuacja jest bardziej skomplikowana, to naprawdę warto przejrzeć dostępne tryby oraz przygotować wewnętrzną procedurę postępowania. Chodzi o to, aby osoby odpowiedzialne za wystawianie i odbieranie faktur dokładnie wiedziały co robić, gdy system nie działa, jak postępować w trybie offline oraz kiedy faktury należy wystawić i kiedy je dosłać do KSeF.
W wielu przypadkach docelowym modelem będzie po prostu wystawianie faktur i przesyłanie ich do KSeF tego samego dnia.

Kolejna bardzo istotna kwestia to nadawanie uprawnień do KSeF.
Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, zakres obowiązków jest relatywnie prosty, czyli logujesz się do systemu (np. przez profil zaufany) i samodzielnie wystawiasz faktury.
Problem zaczyna się wtedy, gdy faktury wystawiają w Twoim imieniu pracownicy, robią to menedżerowie lub handlowcy albo faktury wystawia biuro rachunkowe. W takim przypadku konieczne jest prawidłowe nadanie uprawnień w KSeF  i to z odpowiednim zakresem. Uprawnienia mogą bowiem dotyczyć wyłącznie odbioru faktur, wystawiania faktur albo obu tych czynności jednocześnie. To wszystko trzeba świadomie poukładać.
Przykładowo, można ustalić z biurem rachunkowym, że to biuro przejmuje obowiązek wystawiania faktur w KSeF, a Ty nadal wysyłasz kontrahentom jedynie wizualizację faktury w PDF (np. mailem). Trzeba bowiem jasno powiedzieć: prawnie istotna będzie faktura w KSeF, a nie jej PDF-owa „koperta”. I to również jest element wymagający świadomej decyzji organizacyjnej.
Podam prosty przykład z praktyki. Mam klienta, u którego faktury wystawiają menedżerowie – handlowcy. Do tej pory wystawiają faktury, kiedy chcą, nie znają zasad podatkowych ani księgowych i nie przywiązują wagi do momentu wykonania usługi lub dostawy towaru. Efekt jest taki, że księgowość regularnie musi te faktury korygować.


I teraz pojawia się pytanie: czy nadanie wszystkim tym osobom bezpośredniego dostępu do KSeF rozwiąże problem, czy wręcz przeciwnie – spowoduje jeszcze większy chaos?
Być może lepszym rozwiązaniem będzie inne zarządzanie uprawnieniami, np. ograniczenie prawa wystawiania faktur, centralizacja procesu czy wprowadzenie dodatkowej kontroli. To tylko jeden z przykładów pokazujących, że uprawnienia w KSeF trzeba zaprojektować mądrze, jasno określając kto może wystawiać faktury, kto może je odbierać, a kto ma dostęp wyłącznie informacyjny.

Kolejna kwestia to anulowanie faktur.
W praktyce obrotu gospodarczego często wygląda to tak, że wystawiamy fakturę, następnie wysyłamy ją kontrahentowi, a kontrahent zgłasza, że nie zapłaci w tej wysokości albo że na fakturze jest błąd. Zamiast wystawiać fakturę korygującą, co generuje dodatkowe dokumenty i zamieszanie, anulujemy fakturę i wystawiamy nową. Obecnie system to przepuszcza i w praktyce trudno jest wykazać, co dokładnie się wydarzyło. Formalnie jednak, zgodnie z przepisami oraz utrwalonym stanowiskiem sądów i organów podatkowych, fakturę można anulować wyłącznie wtedy, gdy nie została wprowadzona do obrotu gospodarczego, czyli nie została jeszcze nikomu przekazana. Jeżeli więc wystawiłeś fakturę, nie wysłałeś jej kontrahentowi i zorientowałeś się, że zawiera błąd, możesz ją anulować i wystawić ponownie.
I właśnie w tym obszarze KSeF również bardzo zmienia dotychczasową praktykę.
Od momentu wejścia KSeF nie będzie już możliwości anulowania faktur. Jeżeli wystawimy fakturę w KSeF, to nie będzie można jej po prostu cofnąć. W takiej sytuacji jedyną drogą będzie wystawienie faktury korygującej. I to jest, bez cienia przesady, prawdziwy game changer dla bardzo wielu biznesów.

W KSeF znikną również noty korygujące.
Dla tych, którzy nie wiedzą – nota korygująca to dokument wykorzystywany wtedy, gdy pewnych elementów faktury nie da się poprawić fakturą korygującą, np. takich „drobiazgów” jak adres, literówki w nazwie lub inne dane formalne. Są jednak branże i modele biznesowe, w których noty korygujące są stosowane bardzo często.
Od momentu wejścia KSeF not korygujących już nie będzie. Absolutnie wszystko będzie odbywało się wyłącznie poprzez faktury korygujące, a cała historia korekt będzie w pełni widoczna w systemie.

Kolejna istotna kwestia to forma faktur w KSeF.
W systemie faktury będą funkcjonowały jako pliki XML. Równolegle będzie można generować wizualizacje faktur, ale trzeba jasno powiedzieć wizualizacja nie jest fakturą.
Te wizualizacje będą zawierały m.in.: kody QR, różne oznaczenia techniczne, czasami identyfikator KSeF, a czasami go nie będą zawierały, w zależności od trybu wystawienia faktury. Moim zdaniem konieczne będzie przeszkolenie zespołów, jak taka wizualizacja faktury powinna wyglądać i jak ją prawidłowo rozpoznać.
Dlaczego? Niestety, uważam, że po wejściu KSeF pojawi się bardzo dużo prób oszustw.
Można się spodziewać fałszywych linków do rzekomych faktur w KSeF, plików z kodami QR, które będą zachęcały do skanowania, czy prób wyłudzania danych lub infekowania systemów wirusami. Nawet jeżeli jedynymi prawnie wiążącymi dokumentami będą faktury w KSeF, to wizualizacje będą masowo używane w codziennym obrocie. Dlatego pracownicy muszą wiedzieć, jak odróżnić poprawną wizualizację od potencjalnej próby oszustwa.
Dobrym przykładem są stacje benzynowe. Można się spodziewać, że przy tankowaniu otrzymasz jedynie wizualizację faktury z kodem QR, a faktura właściwa zostanie wystawiona w KSeF później, np. tego samego dnia przez centralę. To jest najprostszy i bezpieczny przypadek, bo wiadomo, że stacja benzynowa Cię nie oszuka.
Ale nie wszystkie sytuacje będą tak oczywiste. Dlatego brak świadomości, jak wygląda prawidłowa wizualizacja faktury, może prowadzić do bardzo realnych problemów.

Kolejna ważna kwestia to załączniki do faktur.
Obecnie bardzo wiele firm korzysta z załączników, np. firmy doradcze – zestawienia godzin i wykonanych usług, telekomunikacja czy energetyka, gdzie załączniki są standardem. Po wejściu KSeF prawo do załączników do faktury będą miały tylko wybrane branże, m.in. telekomunikacja. Nie oznacza to jednak, że nie będzie można przekazywać żadnych dodatkowych informacji. Po prostu załącznik nie będzie częścią faktury ustrukturyzowanej w KSeF, ale nadal będzie można wysyłać dodatkowe pliki mailem. W praktyce oznacza to, że załączniki staną się wyłącznie dokumentami informacyjnymi (np. PDF), nie będą częścią faktury i będą pełniły raczej rolę notatki biznesowej. I to również jest coś, co trzeba świadomie poukładać, zarówno po swojej stronie, jak i w komunikacji z kontrahentami, żeby nikt nie był zaskoczony nowym modelem działania.

Jeżeli chodzi o kwestie techniczne, to dla najmniejszych freelancerów KSeF będzie dostępny w ramach darmowych narzędzi, podobnie jak obecnie działa e-Mikrofirma.
Będzie to bezpłatny system Ministerstwa Finansów, w którym można wystawiać faktury bez konieczności korzystania z oprogramowania komercyjnego. Natomiast dla większych firm KSeF oznacza konieczność korzystania z systemów komercyjnych, które dopiero dostosowują się do integracji z KSeF.
Z mojej wiedzy wynika, że większość dostawców oprogramowania komercyjnego będzie w stanie udostępnić finalne wersje swoich systemów dopiero w listopadzie. Oznacza to, że czasu na testowanie i oswajanie się z KSeF-em będzie relatywnie niewiele. Tym bardziej już teraz jest ostatni moment, aby poukładać sobie kwestie biznesowe i organizacyjne, zanim system stanie się obowiązkowy.

Podsumowując najważniejsze zmiany i wyzwania związane z KSeF:
brak not korygujących,
brak możliwości anulowania faktur, konieczność stosowania faktur korygujących w każdej sytuacji,
10 różnych trybów wystawiania faktur, (4 tryby offline),
dążenie do tego, aby faktura była wystawiona i przesłana do KSeF tego samego dnia,
ograniczenie możliwości stosowania załączników do faktur wyłącznie do wybranych branż, a załączniki jako osobne pliki (np. PDF wysyłane mailem), pełniące jedynie funkcję informacyjną,
konieczność świadomego zarządzania uprawnieniami w KSeF – kto może wystawiać faktury, a kto tylko je odbierać,
zachowanie szczególnej ostrożności przy wizualizacjach faktur i kodach QR, aby nie paść ofiarą oszustów lub wyłudzeń danych.
To wszystko nie jest wyłącznie zmianą techniczną, ale realną zmianą sposobu funkcjonowania procesów fakturowania w firmie.
Jeżeli nie wiesz, na czym dokładnie się skupić, jak przygotować swoją organizację albo jakie decyzje podjąć w Twoim konkretnym przypadku, zapraszam do bezpłatnej konsultacji.