Możesz również posłuchać tego odcinka korzystając ze Spotify:
Fakturowanie własnej spółki w modelu B2B – kiedy jest bezpieczne i opłacalne?
Jako doradca podatkowy widziałem kilkaset organizacji, które stosowały fakturowanie własnej spółki w modelu B2B. Jednocześnie na palcach dwóch rąk jestem w stanie wskazać te, które wdrożyły to rozwiązanie od początku w sposób bezpieczny i opłacalny.
O co chodzi? O prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej i wystawianie faktur własnej spółce za świadczone na jej rzecz usługi.
To rozwiązanie może być bardzo korzystne podatkowo, ale źle wdrożone wiąże się z poważnym ryzykiem. W dobie KSeF, JPK CIT i JPK PIT coraz łatwiej wychwycić tego rodzaju transakcje i przyjrzeć się im bliżej. Dlatego jeżeli planujesz rozpocząć fakturowanie własnej spółki albo już korzystasz z takiego modelu, warto dokładnie poznać warunki, które należy spełnić, aby współpraca była bezpieczna.
W tym artykule przeprowadzę Cię przez najważniejsze kwestie związane z fakturowaniem własnej spółki w modelu B2B. Omówimy zarówno potencjalne korzyści podatkowe, jak i ryzyka oraz warunki, które trzeba spełnić, aby ograniczyć prawdopodobieństwo zakwestionowania takiego rozwiązania przez organy podatkowe.
Dlaczego fakturowanie własnej spółki w modelu B2B jest tak popularne?
Odpowiedź jest prosta: to rozwiązanie może być bardzo opłacalne podatkowo. Jeżeli chcesz wypłacać ze spółki więcej niż 120 tys. zł rocznie, fakturowanie jej z własnej jednoosobowej działalności gospodarczej może okazać się korzystniejsze niż klasyczna wypłata dywidendy.
W praktyce wygląda to tak, że prowadzisz JDG i świadczysz na rzecz swojej spółki określone usługi. Najlepiej, aby były to usługi specjalistyczne, na przykład marketingowe, prawne, informatyczne czy związane ze specjalistycznym doradztwem IT. Spółka płaci za nie tak jak każdemu innemu kontrahentowi, a Ty rozliczasz uzyskane przychody w ramach własnej działalności gospodarczej. Porównajmy oba rozwiązania na konkretnym przykładzie.
Dywidenda czy faktura z JDG – porównanie podatkowe
Załóżmy, że mamy spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, która osiągnęła 1 mln zł zysku. Przyjmijmy, że jest małym podatnikiem i korzysta z 9-procentowej stawki CIT. Gdyby była większym podatnikiem, podatek wynosiłby 19%, a całkowite obciążenie byłoby jeszcze wyższe. Jeżeli wspólnik chciałby wypłacić cały zysk w formie dywidendy, najpierw spółka musiałaby zapłacić CIT. Następnie od wypłaconej dywidendy należałoby zapłacić 19-procentowy podatek. W takim przypadku łączne obciążenie podatkowe wyniosłoby około 262 tys. zł. To oznacza, że wypłata całego zysku w formie dywidendy wiąże się z dość wysokim opodatkowaniem.
Sprawdźmy teraz, jak wyglądałaby sytuacja, gdyby spółka korzystała z usług świadczonych przez właściciela w ramach jego JDG.
Załóżmy, że spółka wystawia się na faktury na kwotę 900 tys. zł rocznie. Jej pierwotny zysk wynosił 1 mln zł, ale po uwzględnieniu kosztu usług w wysokości 900 tys. zł dochód spółki wynosi już tylko 100 tys. zł.
Przy 9-procentowej stawce CIT podatek spółki wyniesie 9 tys. zł. Po jego zapłaceniu w spółce pozostanie 91 tys. zł. Pozostałe 900 tys. zł zostało wcześniej wypłacone na rzecz przedsiębiorcy w ramach wynagrodzenia za świadczone usługi.
Przyjmijmy, że JDG jest opodatkowana ryczałtem według stawki 8,5%. Od przychodu w wysokości 900 tys. zł podatek wyniesie więc 76,5 tys. zł. Do tego trzeba doliczyć składkę zdrowotną, która w przyjętym uproszczeniu wynosi około 1400 zł miesięcznie, oraz składki ZUS w wysokości około 2000 zł miesięcznie. Uwzględniając dwanaście miesięcy, otrzymujemy łączne obciążenia podatkowo-składkowe po stronie JDG oraz CIT spółki na poziomie około 126 tys. zł.
Porównajmy teraz oba warianty:
• wypłata całego zysku w formie dywidendy – około 262 tys. zł obciążeń;
• fakturowanie spółki przez JDG – około 126 tys. zł obciążeń.
W przedstawionym przykładzie różnica wynosi około 140 tys. zł oszczędności rocznie.
Nic więc dziwnego, że fakturowanie własnej spółki w modelu B2B jest tak popularne.
Czy fakturowanie własnej spółki zawsze jest sztuczne?
Warto w tym miejscu odnieść się do opinii, które pojawiają się wśród części doradców podatkowych, radców prawnych i adwokatów. Niektórzy twierdzą, że fakturowanie własnej spółki za świadczone na jej rzecz usługi jest zawsze sztuczne. Ich zdaniem to w rzeczywistości ukryta dywidenda – zamiast wypłacać wspólnikowi zysk w formie dywidendy, spółka przekazuje mu pieniądze na podstawie faktur wystawianych przez JDG. W konsekwencji takie rozwiązanie miałoby nigdy nie obronić się przed urzędem skarbowym.
Moje stanowisko jest bardziej wyważone. Uważam, że fakturowanie własnej spółki jest prawnie dopuszczalne. Nie ma generalnego przepisu, który zakazywałby zawierania takich transakcji. Nie oznacza to jednak, że można robić to dowolnie.
Aby takie rozwiązanie było bezpieczne, trzeba spełnić naprawdę wiele warunków. Jeżeli zostaną one pominięte, konsekwencje podatkowe mogą być bardzo poważne.
Jakie ryzyko wiąże się z nieprawidłowym fakturowaniem własnej spółki?
Zanim przejdziemy do warunków bezpiecznego fakturowania, warto zobaczyć, jakie konsekwencje mogą wystąpić, jeżeli organy podatkowe zakwestionują takie transakcje. Wróćmy do naszego przykładu, w którym JDG wystawia spółce faktury na 900 tys. zł rocznie. Załóżmy najgorszy scenariusz: urząd uznaje, że usługi były sztuczne i w rzeczywistości nigdy nie zostały wykonane. W takim przypadku pojawia się kilka rodzajów ryzyka.
1. Ryzyko związane z podatkiem VAT
Spółka, która otrzymuje fakturę za usługi, co do zasady odlicza wykazany na niej VAT naliczony. Jeżeli jednak organ podatkowy uzna, że usługi nie zostały faktycznie wykonane, może zakwestionować prawo spółki do odliczenia VAT z takich faktur.
Przy fakturach na 900 tys. zł i stawce VAT 23% mówimy o kwocie przekraczającej 200 tys. zł. To właśnie tyle VAT-u spółka mogłaby być zobowiązana zwrócić, jeżeli odliczenie zostałoby uznane za nieuprawnione. To jednak nie koniec ryzyka. W określonych przypadkach może zostać nałożona również dodatkowa sankcja VAT. W skrajnych sytuacjach może ona wynieść nawet 100% kwoty nieprawidłowo odliczonego podatku. W naszym przykładzie oznaczałoby to potencjalnie kolejne ponad 200 tys. zł.
2. Ryzyko związane z podatkiem CIT
Kolejnym zagrożeniem jest zakwestionowanie kosztów uzyskania przychodów po stronie spółki.
Jeżeli organ uzna, że usługi nie zostały faktycznie wykonane, może stwierdzić, że spółka nie miała prawa zaliczyć wydatków na ich zakup do kosztów podatkowych.
Przy kwocie faktur wynoszącej 900 tys. zł i założeniu, że spółka korzysta z 9-procentowej stawki CIT, ryzyko związane z podatkiem dochodowym wynosi 81 tys. zł.
3. Odsetki za zwłok
Do zaległości podatkowych dochodzą również odsetki za zwłokę. Ich wysokość zależy od obowiązujących stawek, powiązanych ze stopami procentowymi NBP. Dla uproszczonego przykładu można przyjąć poziom około 10–15% rocznie
Im dłużej nieprawidłowości pozostają niewykryte, tym większe mogą być dodatkowe obciążenia.
4. Odpowiedzialność na gruncie Kodeksu karnego skarbowego
Nie można też zapominać o potencjalnych konsekwencjach na gruncie Kodeksu karnego skarbowego. Odpowiedzialność może dotyczyć członków zarządu, osób zajmujących się księgowością oraz innych osób odpowiedzialnych za finanse spółki.
W zależności od okoliczności mogą pojawić się również kary grzywny.
Ile można stracić na nieprawidłowym fakturowaniu?
Podsumujmy ryzyka z naszego przykładu:
• ponad 200 tys. zł nieprawidłowo odliczonego VAT;
• potencjalnie kolejne ponad 200 tys. zł sankcji VAT;
• 81 tys. zł podatku CIT;
• dodatkowe odsetki za zwłokę;
• możliwa odpowiedzialność na gruncie Kodeksu karnego skarbowego.
Już same kwoty związane z VAT, sankcją VAT i CIT oznaczają ryzyko sięgające niemal pół miliona złotych za jeden rok, i to jeszcze bez uwzględnienia odsetek.
Wróćmy do korzyści z wcześniejszego przykładu. Fakturowanie własnej spółki pozwoliło osiągnąć około 140 tys. zł oszczędności podatkowych rocznie. Z drugiej strony źle wdrożone rozwiązanie może oznaczać ryzyko podatkowe sięgające niemal 500 tys. zł.
To pokazuje, jak ważne jest odpowiednie przygotowanie całego modelu. Fakturowanie własnej spółki może być opłacalne, ale nie powinno odbywać się bez przemyślenia i właściwej dokumentacji.
Jak bezpiecznie fakturować własną spółkę w modelu B2B?
Przejdźmy teraz do najważniejszej części, czyli warunków, które należy spełnić, aby fakturowanie własnej spółki było możliwie bezpieczne. Jeżeli planujesz wdrożyć takie rozwiązanie albo już z niego korzystasz, potraktuj poniższe kwestie jako checklistę. Warto sprawdzić, czy każdy z tych elementów został odpowiednio uwzględniony.
1. Odpowiednia umowa między JDG a spółką
Jedną z pierwszych rzeczy, o które urząd skarbowy może zapytać podczas kontroli, jest umowa zawarta pomiędzy jednoosobową działalnością gospodarczą a spółką.
Umowa powinna dokładnie określać:
• jakie usługi będą świadczone na rzecz spółki;
• na jakich warunkach będzie odbywać się współpraca;
• jakie wynagrodzenie będzie przysługiwać za wykonane usługi;
• jakie będą terminy płatności.
Powinna to być standardowa umowa B2B, podobna do tej, którą spółka zawarłaby z niezależnym kontrahentem.
Można spotkać przedsiębiorstwa, które współpracują z niezależnymi dostawcami usług bez zawierania formalnej umowy. Nie oznacza to jednak, że takie podejście należy przenosić na relację pomiędzy własną spółką a JDG. W tym przypadku mamy do czynienia z podmiotami powiązanymi. Osoba prowadząca działalność gospodarczą może jednocześnie kontrolować spółkę poprzez posiadane udziały lub pełnienie funkcji członka zarządu. Z tego względu organy podatkowe i sądy przywiązują szczególną wagę do dokumentacji potwierdzającej charakter współpracy.
Dobra, szczegółowa umowa jest jednym z podstawowych elementów bezpiecznego fakturowania.
2. Szczegółowy protokół wykonanych usług jako załącznik do faktury
Sama umowa i wystawiona faktura to nie wszystko. Bardzo ważnym elementem dokumentacji powinien być również załącznik do faktury, na przykład protokół wykonanych usług. Taki dokument warto przygotowywać co miesiąc. Powinien szczegółowo opisywać, jakie prace zostały wykonane w danym okresie na rzecz spółki.
Umowa, faktura i protokół wykonanych usług tworzą podstawowy zestaw dokumentów, który pozwala wykazać, że współpraca rzeczywiście miała miejsce, a faktury dotyczą realnych świadczeń. Częstym błędem jest przygotowywanie bardzo ogólnych załączników, które co miesiąc wyglądają identycznie. Przykładowo przedsiębiorca wpisuje jedynie usługi zgodnie z umową albo usługi marketingowe. Taki opis niewiele mówi o tym, co faktycznie zostało wykonane. Nie chodzi oczywiście o to, aby opisywać każdą pojedynczą czynność zrealizowaną w danym miesiącu. Dokumentacja powinna jednak zawierać konkretne informacje, które pozwalają zidentyfikować wykonane prace.
Zamiast ogólnego określenia usługi IT można wskazać na przykład stworzenie konkretnego programu, prace nad projektem XYZ albo działania wykonane na rzecz określonego klienta spółki. Takie opisy są bardziej szczegółowe i pokazują, że za fakturą stoją rzeczywiste, konkretne działania. Co więcej, zakres prac może różnić się w poszczególnych miesiącach, dlatego protokoły nie powinny być mechanicznym powieleniem tego samego dokumentu.
Dobrze przygotowana umowa i szczegółowy protokół wykonanych usług to absolutna podstawa dokumentacyjna.
3. Usługi nie mogą polegać na zarządzaniu przedsiębiorstwe
Kolejnym bardzo ważnym warunkiem jest to, aby usługi świadczone w ramach JDG nie polegały na zarządzaniu przedsiębiorstwem. Co należy przez to rozumieć? Ryzykowne są przede wszystkim działania, które wiążą się z faktycznym wpływem na zarządzanie spółką, podejmowaniem decyzji strategicznych czy wykonywaniem obowiązków charakterystycznych dla członka zarządu. Przykładem mogą być:
• usługi związane z podejmowaniem strategicznych decyzji dotyczących działalności spółki
• udzielanie pełnomocnictw do zawierania w imieniu spółki ważnych kontraktów;
• negocjowanie istotnych umów;
• wykonywanie innych czynności, które w praktyce należą do obowiązków członka zarządu.
Dlaczego jest to tak istotne?
W ustawie o PIT znajduje się szczególny przepis dotyczący przychodów z zarządzania przedsiębiorstwem. Wynika z niego, że nawet jeżeli dana osoba prowadzi JDG i wystawia faktury za tego rodzaju usługi, przychody te nie są traktowane jako przychody z działalności gospodarczej, lecz jako przychody z działalności wykonywanej osobiście.
Konsekwencje mogą być bardzo niekorzystne. Takie przychody podlegają opodatkowaniu według skali podatkowej. Przy wysokich kwotach może to oznaczać stawkę 32% oraz składkę zdrowotną, zamiast na przykład 8,5% ryczałtu.
W efekcie cała konstrukcja może przestać być opłacalna.
Co do zasady im bardziej specjalistyczny charakter mają świadczone usługi, tym łatwiej wykazać ich odrębność od zarządzania przedsiębiorstwem.
Przykładowo usługi prawne, doradztwo podatkowe czy specjalistyczne usługi IT mogą być łatwiejsze do uzasadnienia jako odrębne świadczenia, których spółka rzeczywiście potrzebuje.
Większą ostrożność warto zachować w przypadku ogólnego doradztwa czy usług handlowych. Takie działania mogą bardziej przypominać czynności związane z zarządzaniem przedsiębiorstwem, a tym samym zwiększać ryzyko zakwestionowania sposobu opodatkowania.
Dlatego warto dokładnie przeanalizować, jakie usługi faktycznie świadczysz na rzecz spółki i czy ich charakter pozwala na rozliczanie ich w ramach JDG.
4. Prawidłowe zawarcie umowy – kiedy potrzebny jest pełnomocnik?
Kolejna kwestia, która bywa pomijana, dotyczy prawidłowego zawarcia umowy pomiędzy JDG a spółką. Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i jednocześnie jesteś członkiem zarządu spółki, z którą zawierasz umowę, może mieć zastosowanie szczególny przepis Kodeksu spółek handlowych. W takich przypadkach należy zweryfikować, czy spółka powinna być reprezentowana przez pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników. Co do zasady nie powinien to być po prostu inny członek zarządu. Pełnomocnik działa w imieniu spółki i podpisuje umowę z osobą prowadzącą JDG.
Pominięcie tego obowiązku może prowadzić do wadliwości prawnej umowy. Ma to znaczenie nie tylko z perspektywy prawa spółek, ale również podczas ewentualnej kontroli podatkowej.
Prawidłowo zawarta umowa pokazuje, że strony zadbały o formalne aspekty współpracy i traktują ją jako rzeczywistą transakcję. Warto więc sprawdzić, czy w danej sytuacji konieczne jest powołanie pełnomocnika. Jeżeli tak, należy zrobić to w odpowiedni sposób, na podstawie uchwały wspólników, a następnie zawrzeć umowę za jego pośrednictwem.
5. Wynagrodzenie za usługi musi być rynkowe
Kolejnym warunkiem jest ustalenie rynkowego wynagrodzenia za usługi świadczone na rzecz spółki.
W praktyce przedsiębiorcy czasami mają wątpliwości, w jaki sposób wycenić własną pracę. Trzeba jednak pamiętać, że przepisy wymagają, aby transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi odbywały się na warunkach rynkowych.
Podczas kontroli organ może więc zapytać, dlaczego za konkretne usługi ustalono właśnie taką cenę, a nie inną.
Istnieje kilka sposobów, aby uzasadnić wysokość wynagrodzenia.
Pierwszy sposób to porównanie ofert niezależnych dostawców. Spółka może zebrać oferty firm lub specjalistów świadczących podobne usługi i sprawdzić, ile kosztowałoby nabycie ich na rynku. Dotyczy to na przykład usług prawnych czy informatycznych.
Drugi sposób to wykorzystanie raportów płacowych i rynkowych. Na rynku dostępnych jest wiele opracowań pokazujących widełki wynagrodzeń dla poszczególnych specjalistów i rodzajów usług. Warto sprawdzić, czy ustalone wynagrodzenie mieści się w typowym przedziale dla danej pracy.
Trzeci sposób to profesjonalna analiza porównawcza. Można w tym celu wykorzystać specjalistyczne bazy danych, na podstawie których przygotowuje się analizę rynkowości wynagrodzenia.
To rozwiązanie jest bardziej kosztowne. Sam dostęp do danych z takiej bazy może kosztować około 2,5 tys. zł, do czego należy doliczyć wynagrodzenie doradcy przygotowującego analizę. W zamian otrzymujemy jednak profesjonalny dokument, który można wykorzystywać również w kolejnych okresach.
W praktyce taką analizę przygotowuje się wtedy, kiedy rzeczywiście jest potrzebna. Niezależnie od wybranej metody warto jednak gromadzić dokumentację uzasadniającą ustaloną cenę. Może to być nawet prosty plik Word zawierający zrzuty ekranu ofert, korespondencję mailową i inne materiały pokazujące, skąd wynika przyjęta stawka.
Najważniejsze jest to, aby móc wykazać, że wynagrodzenie nie zostało ustalone dowolnie, lecz odpowiada warunkom rynkowym.
Jeżeli potrzebujesz profesjonalnej pomocy przy przygotowaniu umowy B2B lub ustaleniu rynkowego wynagrodzenia skontaktuj się z nami!
6. Umowa B2B a przepisy Państwowej Inspekcji Pracy
Przy przygotowywaniu umowy B2B warto również uwzględnić regulacje dotyczące Państwowej Inspekcji Pracy. Chodzi o to, aby zarówno sama umowa, jak i rzeczywisty sposób współpracy nie wskazywały na to, że strony w rzeczywistości zawarły stosunek pracy. Należy uważać na zapisy charakterystyczne dla umowy o pracę. Przykładem może być określanie w umowie B2B prawa do urlopu. Jeżeli organ uznałby, że współpraca formalnie prowadzona jako B2B w rzeczywistości ma cechy stosunku pracy, konsekwencje mogłyby być bardzo poważne. Mogłyby pojawić się zaległości w składkach ZUS, podatku PIT, a także ryzyka związane z VAT i CIT.
Dlatego umowę B2B warto zweryfikować również pod kątem ryzyka uznania jej za umowę o pracę.
7. Obowiązki dotyczące cen transferowych
Fakturowanie własnej spółki wiąże się również z koniecznością sprawdzenia obowiązków na gruncie cen transferowych.
Nie chodzi wyłącznie o ustalenie rynkowej ceny usług, o którym była mowa wcześniej. W określonych przypadkach mogą pojawić się również dodatkowe obowiązki dokumentacyjne i raportowe. Może się zdarzyć, że spółka lub jednoosobowa działalność gospodarcza będzie zobowiązana do zaraportowania transakcji do urzędu skarbowego.
Samo raportowanie nie jest niczym złym, ale trzeba pamiętać o tym obowiązku i odpowiednio wcześnie ustalić, czy dotyczy on konkretnej współpracy. W dużym uproszczeniu, jeżeli wartość transakcji w skali roku przekracza 2 mln zł, powinna zapalić się czerwona lampka. Warto wtedy dokładniej zweryfikować, jakie obowiązki powstają i jaki jest zakres wymaganej dokumentacji oraz raportowania.
8. Odrębne wynagrodzenie za pełnienie funkcji członka zarządu
Kolejnym warunkiem, który może zwiększyć bezpieczeństwo całej konstrukcji, jest ustalenie odrębnego wynagrodzenia za pełnienie funkcji członka zarządu.
Wyobraźmy sobie sytuację, w której prowadzisz spółkę z o.o. i jesteś jednocześnie członkiem jej zarządu. Nie otrzymujesz żadnego wynagrodzenia za pełnienie tej funkcji, ale wystawiasz spółce faktury z JDG za świadczone usługi specjalistyczne.
W takiej sytuacji organ podatkowy może uznać, że faktury w rzeczywistości ukrywają wynagrodzenie za pełnienie funkcji członka zarządu. Może argumentować, że zamiast wypłacać wynagrodzenie na przykład z tytułu powołania, rozliczasz te same czynności za pośrednictwem własnej działalności gospodarczej.
Jak ograniczyć to ryzyko? Jednym z rozwiązań jest przyznanie członkowi zarządu odrębnego wynagrodzenia na podstawie uchwały wspólników. Warto przy tym zwrócić uwagę, że wynagrodzenie członka zarządu do 120 tys. zł rocznie może być interesującym rozwiązaniem również pod względem podatkowym. Przy założeniach omawianych w tym przykładzie efektywne opodatkowanie wynosi 9%, ponieważ wynagrodzenie jest rozliczane według skali podatkowej i korzysta z kwoty wolnej od podatku. Dochodzi do tego 9-procentowa składka zdrowotna. Z drugiej strony wynagrodzenie stanowi koszt dla spółki, co wpływa na wysokość jej podatku dochodowego.
Dlatego warto rozważyć ustalenie odrębnego wynagrodzenia za pełnienie funkcji członka zarządu i odpowiednie udokumentowanie tej decyzji uchwałą.
9. Uzasadnienie biznesowe – czy spółka rzeczywiście potrzebuje tych usług?
Kolejną kwestią, którą warto odpowiednio udokumentować, jest rzeczywista potrzeba nabywania usług przez spółkę.
Podczas kontroli organ może sprawdzać, czy spółka faktycznie potrzebowała określonych świadczeń i czy w związku z ich zakupem uzyskała wymierną korzyść. Duże znaczenie ma tutaj charakter działalności spółki.
Jeżeli przykładowo prowadzisz spółkę zajmującą się doradztwem podatkowym i nabywasz od swojej JDG usługi podwykonawstwa związane z doradztwem podatkowym, łatwo wykazać związek pomiędzy zakupem a działalnością spółki. Spółka nabywa usługi, a następnie wykorzystuje je przy realizacji własnych zleceń na rzecz klientów końcowych.
Sytuacja może być mniej oczywista, jeżeli usługi nie są bezpośrednio związane z tym, co spółka sprzedaje swoim klientom.
Przykładowo możesz świadczyć usługi IT na rzecz spółki, która zajmuje się zupełnie inną działalnością. Nie oznacza to automatycznie, że taka współpraca jest nieuzasadniona. Trzeba jednak umieć wykazać, jakie korzyści spółka uzyskuje dzięki tym usługom.
Może się okazać, że spółka produkuje na przykład młotki, ale jest jednocześnie przedsiębiorstwem zaawansowanym technologicznie, które potrzebuje specjalistycznej opieki informatycznej. W takim przypadku należy pokazać, że usługi IT rzeczywiście są wykorzystywane w działalności spółki, zwiększają jej bezpieczeństwo lub pozwalają korzystać z określonych programów i rozwiązań.
Dobrym pomysłem jest przygotowanie dokumentu, który będzie uzasadniał biznesową potrzebę nabywania danych usług. Może to być swego rodzaju Defense File – materiał, w którym opiszesz, dlaczego spółka potrzebuje konkretnych świadczeń, jakie korzyści z nich uzyskuje i w jaki sposób wykorzystuje je w swojej działalności. W razie kontroli taki dokument pozwoli szybko przedstawić uzasadnienie współpracy.
Oczywiście wszystkie informacje muszą odpowiadać rzeczywistości i tworzyć logiczną całość. Nie wystarczy samo przygotowanie dokumentu – usługi muszą być faktycznie potrzebne spółce, a ich zakup powinien mieć uzasadnienie biznesowe.
10. Wybór odpowiedniej formy opodatkowania JDG i właściwej stawki ryczałtu
Do tej pory skupialiśmy się przede wszystkim na bezpieczeństwie całej konstrukcji z perspektywy spółki. Warto jednak pamiętać, że równie ważna jest sytuacja jednoosobowej działalności gospodarczej.
Przedsiębiorca ma do wyboru trzy podstawowe formy opodatkowania:
• skalę podatkową;
• podatek liniowy;
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
W praktyce bardzo często spotykam się z sytuacją, w której przedsiębiorcy automatycznie wybierają ryczałt ze stawką 8,5%, ponieważ wydaje im się ona najbardziej atrakcyjna. Problem polega na tym, że nie każda usługa może korzystać ze stawki ryczałtu 8,5%. Właściwa stawka zależy od rodzaju i klasyfikacji świadczonych usług. Sam fakt prowadzenia JDG i wystawiania faktur spółce nie oznacza, że można zastosować dowolną, korzystną stawkę. Dlatego warto dokładnie przeliczyć w Excelu, która forma opodatkowania będzie najbardziej opłacalna dla Twojej działalności. Trzeba również zweryfikować, jaka stawka ryczałtu rzeczywiście ma zastosowanie do świadczonych usług.
W niektórych przypadkach pomocny może być wniosek do Głównego Urzędu Statystycznego dotyczący klasyfikacji usług albo wniosek o interpretację indywidualną. Dzięki temu można uzyskać większą pewność co do prawidłowego sposobu opodatkowania przychodów osiąganych w ramach JDG.
Podsumowanie – checklista bezpiecznego fakturowania własnej spółki
Fakturowanie własnej spółki z poziomu jednoosobowej działalności gospodarczej jest prawnie dopuszczalne, ale wymaga spełnienia wielu warunków. Dopiero ich łączne uwzględnienie pozwala odpowiednio przygotować taki model współpracy i ograniczyć ryzyko podatkowe.
Podsumujmy najważniejsze kwestie, o których należy pamiętać:
• Dobra umowa B2B – powinna uwzględniać wymagania wynikające z przepisów Kodeksu pracy i regulacji dotyczących Państwowej Inspekcji Pracy, a także ustawy o PIT.
• Protokół wykonanych usług• – szczegółowy dokument stanowiący załącznik do faktury, opisujący prace faktycznie wykonane na rzecz spółki.
• Uzasadnienie biznesowe – należy wykazać, dlaczego spółka potrzebuje nabywanych usług i jakie korzyści z nich uzyskuje.
• Rynkowe wynagrodzenie – cena za świadczone usługi powinna odpowiadać warunkom rynkowym i być odpowiednio udokumentowana.
• Odrębne wynagrodzenie członka zarządu – jeżeli jednocześnie pełnisz funkcję członka zarządu, warto ustalić wynagrodzenie za tę funkcję z innego tytułu niż umowa B2B.
• Weryfikacja obowiązków dotyczących cen transferowych – trzeba sprawdzić, czy transakcja podlega obowiązkom dokumentacyjnym i raportowym, a jeżeli tak, jaki jest ich zakres.
• Odpowiednia forma opodatkowania JDG – należy wybrać rozwiązanie opłacalne podatkowo i zastosować właściwą stawkę ryczałtu, jeżeli zdecydujesz się na tę formę opodatkowania.
• Prawidłowe zawarcie umowy zgodnie z Kodeksem spółek handlowych – należy zweryfikować, czy umowa została podpisana w odpowiedni sposób i czy konieczne jest powołanie pełnomocnika.
Jak widać, lista jest dość długa. Jeżeli nie chcesz samodzielnie przygotowywać dokumentów, sprawdzać rynkowości wynagrodzenia czy analizować obowiązków związanych z cenami transferowymi, możesz skorzystać z pomocy ekspertów.
Dla osób, które dotarły do końca materiału, przygotowaliśmy również krótką checklistę. Pod linkiem umieszczonym pod nagraniem możesz ją bezpłatnie pobrać i wykorzystać do sprawdzenia, czy zadbałeś o wszystkie najważniejsze warunki bezpiecznego i opłacalnego fakturowania własnej spółki w modelu B2B.
