Księgowanie kosztów w CIT estońskim: co jest kosztem, a co może stać się ukrytym zyskiem?

Przejście na ryczałt od dochodów spółek zmienia podejście do kosztów bardziej, niż zakłada wielu przedsiębiorców. Faktury nadal trafiają do ksiąg, ale pytanie, czy wydatek obniży podatek, traci znaczenie. Księgowanie kosztów w estońskim CIT wymaga za to oceny, komu i w jakim celu służy wydatek. Od niej zależy, czy koszt pozostanie neutralny, czy urząd potraktuje go jak wypłatę zysku.

Najważniejsze informacje z artykułu

• Spółka na ryczałcie księguje koszty według ustawy o rachunkowości i nie dzieli ich na podatkowe oraz niepodatkowe.
• Ukryty zysk nie obniża podatku, tylko sam jest opodatkowany stawką 10% albo 20%.
• Podmiotem powiązanym może być nawet małżonek wspólnika bez udziałów i funkcji w zarządzie.
• Połowa wydatków na majątek używany także prywatnie jest opodatkowana.

Jak wygląda księgowanie kosztów w estońskim CIT?

Estoński CIT, czyli ryczałt od dochodów spółek, przesuwa opodatkowanie na moment wypłaty zysku. Stawka wynosi 10% dla małych podatników i firm rozpoczynających działalność oraz 20% dla pozostałych.

Spółka prowadzi pełne księgi i ujmuje faktury na kontach zespołów 2, 4 i 5 jak wcześniej. Przychody i koszty rachunkowe są jednak tożsame z podatkowymi, więc księgowość nie musi:

• dzielić wydatków na koszty uzyskania przychodów (KUP) i niestanowiące KUP (NKUP),
• prowadzić ewidencji podatkowej ani amortyzacji podatkowej,
• pilnować limitów z klasycznego CIT, np. dla wartości samochodów.

Nie oznacza to, że każdy wydatek jest obojętny. Art. 28m ust. 1 ustawy o CIT obok wypłaty zysku wymienia ukryte zyski i wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą, opodatkowane na bieżąco. Podatek od nich trzeba wpłacić do 20. dnia następnego miesiąca, a roczne zestawienie trafia do deklaracji CIT-8E, składanej do końca trzeciego miesiąca kolejnego roku.

Ukryte zyski, czyli świadczenia na rzecz wspólników

Ukrytym zyskiem jest świadczenie pieniężne lub niepieniężne, także nieodpłatne, wykonane w związku z prawem do udziału w zysku na rzecz wspólnika lub podmiotu z nim powiązanego. W klasycznym CIT taka transakcja pomniejszałaby dochód, a na ryczałcie sama staje się podstawą opodatkowania.

Podmiotem powiązanym jest też np. małżonek wspólnika, nawet bez udziałów i funkcji w zarządzie, a także inna spółka, w której wspólnik ma udziały.

Art. 28m ust. 3 ustawy o CIT wymienia przykłady ukrytych zysków, wśród których znajdują się:

• pożyczki udzielone wspólnikowi oraz odsetki i opłaty od pożyczek,
• darowizny, prezenty i reprezentacja,
• nadwyżka wartości rynkowej transakcji ponad cenę ustaloną między podmiotami niepowiązanymi,
• świadczenia na rzecz fundacji rodzinnej powiązanej ze wspólnikiem.

Katalog ma charakter przykładowy, na co wskazuje zwrot „w szczególności”. Ryzyko obejmuje więc też np. najem lokalu od podmiotu powiązanego, usługi księgowe lub doradcze od firmy wspólnika czy dzierżawę znaku towarowego. Organy i sądy sprawdzają m.in., czy cena odpowiada rynkowej i czy spółka faktycznie potrzebuje danego świadczenia.

Najwięcej sporów dotyczy pożyczek. NSA w wyroku z 9 października 2024 r. (II FSK 797/24) uznał, że pożyczka dla wspólnika jest ukrytym zyskiem niezależnie od jej warunków. Przy pożyczce na 10 mln zł podstawą podatku jest więc pełne 10 mln zł. Ostrożności wymaga też umowa zawarta przed wejściem na ryczałt, bo aneks podwyższający kwotę może zostać potraktowany jak nowa pożyczka. W odwrotnym kierunku, gdy finansowania udziela wspólnik, podatek dotyczy wyłącznie odsetek i opłat.

Wynagrodzenia wspólników z umowy o pracę, za zarząd czy ze zlecenia nie są ukrytym zyskiem do limitu liczonego od pięciokrotności przeciętnego wynagrodzenia.

Pomocna jest wewnętrzna analiza każdej umowy z podmiotem powiązanym, a w spornych sprawach także interpretacja indywidualna.

Wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą

Ustawa obecnie ich nie definiuje, a w praktyce chodzi o wydatki, które nie służą osiąganiu ani zabezpieczeniu przychodów. Nie są odpowiednikiem NKUP, bo wydatek niebędący kosztem w zwykłym CIT może nie rodzić podatku na ryczałcie.

Majątek używany także prywatnie

Przy użytku mieszanym opodatkowane jest 50% wydatków i odpisów amortyzacyjnych. U wspólnika to ukryty zysk, a u pracownika wydatek niezwiązany z działalnością. Zasada obejmuje każdy składnik majątku spółki, a nie tylko samochody, więc dotyczy także:

• telefonów i laptopów,
• foteli i biurek,
• odzieży.

Przy 50 pracownikach ze sprzętem służbowym podatek mógłby objąć połowę abonamentów i rat leasingowych. Z jednej z interpretacji wynika jednak, że sporadyczne prywatne korzystanie przez pracowników ze służbowych urządzeń nie musi oznaczać opodatkowania.

To spółka musi wykazać, że majątek służy wyłącznie firmie, dlatego warto wprowadzić regulamin korzystania ze sprzętu, a dla aut prowadzić ewidencję przebiegu. Urzędy skupiają się dziś bardziej na ukrytych zyskach i warunku zatrudnienia, ale brak regulaminu pozostaje ryzykiem na przyszłość.

Jak przygotować plan kont i politykę rachunkowości?

Księgowanie kosztów w estońskim CIT jest bezpieczne, gdy księgi pozwalają szybko wyodrębnić zdarzenia rodzące podatek. Plan kont uzupełnia się zwykle o:

• konta analityczne w zespole 4 lub 5 dla ukrytych zysków i wydatków niezwiązanych,
• podkonta dla transakcji z podmiotami powiązanymi i majątku używanego prywatnie,
• konta w zespole 8 rozdzielające zysk sprzed ryczałtu i z okresu jego stosowania.

W polityce rachunkowości warto opisać procedurę oceny transakcji ze wspólnikami, a na dokumentach podawać cel wydatku.

Przed pierwszym rokiem na ryczałcie spółka wyrównuje różnice przejściowe między ujęciem rachunkowym a podatkowym. Służy temu korekta wstępna w estońskim CIT, wykazywana w załączniku CIT-KW do CIT-8. Dotyczy m.in. naliczonych, ale niezapłaconych odsetek, rabatów potransakcyjnych czy zleceń wypłacanych w kolejnym roku. 

Wdrożenie estońskiego CIT angażuje księgowość, zarząd i wspólników. W Tossa Tax na starcie ustalamy zakres prac, termin i cenę, a zasady tłumaczymy prostym językiem.

Co może się zmienić od 2027 roku?

Zgodnie z informacjami dostępnymi na dzień publikacji w Sejmie jest projekt nowelizacji, który ma obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Przewiduje m.in.:

• definicję wydatków niezwiązanych z działalnością, obejmującą kary i odsetki od zaległości podatkowych,
• doprecyzowanie przepisów o ukrytych zyskach,
• likwidację wejścia na ryczałt w trakcie roku.

Przy ocenie, jakie wady i zalety ma CIT estoński w konkretnej spółce, warto uwzględnić nie tylko stawkę, ale też nakład pracy księgowości.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Jaką firmę wybrać do przejścia na estoński CIT?

Warto sprawdzić, czy projekt prowadzi doradca podatkowy z uprawnieniami i czy obejmuje analizę warunków, rozliczenie wejścia na ryczałt oraz procedury dotyczące ukrytych zysków. Znaczenie mają też jasne terminy, koszt i zrozumiała komunikacja.

Na co uważać przy CIT estońskim?

Ryzyko pojawia się przy każdym przepływie pieniędzy między spółką a wspólnikiem, jego rodziną lub innymi firmami. Kłopot sprawia też brak zasad korzystania z aut i sprzętu, bo firmowy użytek musi udowodnić spółka.

Jakie są warunki stosowania estońskiego CIT od 2026 roku?

Z ryczałtu mogą korzystać m.in. spółki z o.o., akcyjne, proste spółki akcyjne i komandytowe, których wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne, a przychody pasywne stanowią mniej niż 50%. Spółka musi zatrudniać co najmniej trzy osoby niebędące wspólnikami (lub spełnić wariant cywilnoprawny) i nie może mieć udziałów w innych spółkach.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady podatkowej.