Checklista KSeF – sprawdź, czy jesteś gotowy przed 1 lutego!

Możesz również posłuchać tego odcinka korzystając ze Spotify:

Cześć! Dzisiejszy odcinek to praktyczna checklista zadań, które powinieneś po kolei odznaczyć, żeby sprawdzić, czy jesteś gotowy do KSeF-u.

Pierwszy punkt jest  bardzo oczywisty, więc nie będę go przesadnie rozwijał. Trzeba mieć dostęp do komputera i Internetu. To brzmi banalnie, ale pamiętajmy, że KSeF to Krajowy System e-Faktur, a przedrostek „e” jest tutaj kluczowy. Wszystko będzie odbywało się elektronicznie.
Dla firm, które do tej pory w dużej mierze polegały na papierowym obiegu faktur (a nadal są tacy podatnicy), KSeF może być prawdziwą rewolucją. Dlatego, nawet jeśli dla większości to temat bez znaczenia, warto jasno powiedzieć: papierowy obieg faktur albo zniknie, albo będzie miał wyłącznie charakter pomocniczy i nieformalny. Faktury muszą zostać wystawione w KSeF, i muszą zostać odebrane w KSeF.

Drugi punkt to świadomość podstaw: KSeF służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur. Niby oczywiste, ale na początku warto to sobie jasno uporządkować.

Punkt 3  jest bezpośrednio związany z poprzednim i paradoksalnie często jest jeszcze ważniejszy niż pytanie, czym KSeF jest. Warto wiedzieć, czego w KSeF nie będzie, bo to wymusza realne zmiany w procesach i nawykach.
W KSeF nie będzie m.in.: not korygujących – wszystkie poprawki będziemy robić poprzez faktury korygujące, duplikatów faktur – bo nie będzie potrzeby ich wystawiania; faktury nie „zgubią się” w mailach, skoro będą w systemie, paragonów z NIP-em – docelowo (od 2027 roku) mają one w ogóle wypaść z obiegu, faktur pro forma, bo pro forma nie jest i nie będzie dokumentem księgowym, dowodów wewnętrznych, not uznaniowych i not obciążeniowych oraz rachunków w rozumieniu Ordynacji podatkowej, np. takich rachunków, jakie wystawiają podmioty zwolnione z VAT (np. szpitale) w modelu B2B. To są rzeczy, które warto sobie uświadomić, bo jeżeli korzystacie z nich często, np. z not korygujących, to trzeba będzie przestawić procesy, aby ich brak nie stał się problemem. Co więcej, nie będzie też funkcji anulowania faktur. Jeżeli faktura zostanie wystawiona w KSeF, to nie da się jej usunąć czy cofnąć. Jeżeli chcemy się jej „pozbyć”, to musimy ją skorygować do zera. Dlatego naprawdę uważam, że pytanie czym KSeF nie jest? jest często ważniejsze niż czym KSeF jest?.

Teraz przejdźmy do bardziej szczegółowych, technicznych pytań i odpowiedzi.
Kolejny punkt na naszej liście brzmi – Złożenie ZAW-FA lub pieczęć kwalifikowaną.
I teraz krótko: ZAW-FA to specjalny formularz, który służy do tego, aby wyznaczyć konkretną osobę fizyczną (czyli człowieka) i nadać jej tzw. uprawnienia właścicielskie do Twojego KSeF.
Jeżeli prowadzisz spółkę, fundację, wspólnotę, stowarzyszenie, generalnie podmiot niebędący osobą fizyczną (czyli w uproszczeniu: osobę prawną), a nie jesteś „człowiekiem na JDG”, to żeby w ogóle zalogować się do KSeF w imieniu takiego podmiotu, musisz wcześniej złożyć ZAW-FA i wskazać osobę, która będzie pełniła rolę tzw. Master KSeF. Taka osoba otrzyma uprawnienia właścicielskie do KSeF danego podmiotu, czyli będzie mogła m.in.: zarządzać uprawnieniami innych osób, nadawać i odbierać dostęp, tworzyć jednostki, administratorów i ogólnie ustawiać dostęp do systemu po stronie organizacji. Obecnie ZAW-FA można składać już teraz do urzędu skarbowego w formie papierowej, albo przez ePUAP.

Alternatywą jest pieczęć kwalifikowana, która również dotyczy logowania w przypadku osób prawnych (np. spółek). Jeżeli podmiot posiada pieczęć kwalifikowaną, to można się zalogować do KSeF bez konieczności składania ZAW-FA. I ciekawostka: docelowo Ministerstwo Finansów planuje, aby pieczęć kwalifikowana była obowiązkowa dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi i stała się główną metodą logowania oraz zarządzania uprawnieniami.
Podsumowując: jeżeli masz spółkę / fundację / stowarzyszenie, to sprawdź, czy masz ZAW-FA albo pieczęć kwalifikowaną, jeżeli działasz jako JDG, to co do zasady nie potrzebujesz tych rozwiązań.

Kolejny punkt na liście to: umiejętność zalogowania się do KSeF w aplikacji podatnika.
Pierwsza uwaga jest taka, że powinieneś umieć zalogować się do KSeF jeszcze przed 1 lutego 2026 roku. Dlaczego? Co prawda dla mniejszych podmiotów obowiązek wystawiania faktur w KSeF ma wejść dopiero od 1 kwietnia 2026 roku, a nie od 1 lutego, ale KSeF to nie tylko wystawianie, to również odbieranie faktur. Jeżeli więc chcesz odbierać faktury od podmiotów, które od 1 lutego 2026 roku będą musiały wystawiać je w KSeF, takich jak np. Orlen, Orange, T-Mobile i inne duże firmy, od których na co dzień kupujemy towary i usługi, to musisz być gotowy wcześniej. Inaczej możesz mieć problem nie tylko z procesem księgowym, ale wręcz z tym, że nie będziesz wiedzieć, że ktoś wystawił na Ciebie fakturę. Jeżeli chcemy np. otrzymać fakturę za paliwo i móc ją skutecznie odebrać, to w praktyce musimy mieć dostęp do KSeF już od 1 lutego 2026 roku.

Jeżeli chodzi o samo logowanie do KSeF w Aplikacji Podatnika, to w przypadku osoby fizycznej jest to dość proste. Wchodzisz na stronę KSeF (np. poprzez Aplikację Podatnika), wybierasz opcję „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur” i podajesz NIP. Ważne: PESEL nie działa do logowania w KSeF.
Następnie wybierasz sposób uwierzytelnienia, np. Profil Zaufany, podpis kwalifikowany. Logujesz się, potwierdzasz i trafiasz na pulpit KSeF, gdzie znajdują się m.in. zakładki Faktury, Uprawnienia, Tokeny.

Jeżeli natomiast chcesz zalogować się w imieniu spółki lub innego podmiotu niebędącego osobą fizyczną, to najpierw musisz mieć nadane uprawnienia, nawet wtedy, gdy loguje się prezes zarządu. To nie działa automatycznie. Sam fakt bycia członkiem zarządu nie oznacza jeszcze, że masz dostęp do KSeF spółki z urzędu. Dlatego wcześniej trzeba złożyć ZAW-FA i wskazać osobę, która otrzyma dostęp. Samo logowanie wygląda potem podobnie jak przy JDG, tylko zamiast NIP-u działalności wpisujesz po prostu NIP spółki. Jeżeli dana osoba nie ma PESEL ani NIP (np. jest cudzoziemcem), to w praktyce przy nadawaniu uprawnień w formularzu ZAW-FA wskazuje się jej podpis kwalifikowany. To taka ważna ciekawostka.
Przy logowaniu trzeba pamiętać o jeszcze jednej rzeczy: zawsze logujesz się do konkretnego „kontekstu”, czyli w uproszczeniu do konkretnego profilu. Musisz więc świadomie wiedzieć, jaki NIP wpisujesz, bo od tego zależy, czy wejdziesz na swój profil jako JDG czy na profil spółki. To jest intuicyjne, ale warto o tym pamiętać.

Kolejny punkt to: znajomość tokena i umiejętność posługiwania się nim.  
Token to ciąg znaków (dokładnie 40 znaków składających się z liter i cyfr). Można to porównać do pełnomocnictwa dla programu lub urządzenia, a nie dla konkretnej osoby. Token służy do tego, aby np. program do fakturowania (często komercyjny) mógł łączyć się z KSeF bez każdorazowego logowania się. Ogólnie tokeny są wygodne, ale trzeba pamiętać, że działają tylko do końca 2026 roku. Później zastąpią je certyfikaty.

Generowanie tokena jest darmowe. A aby go wygenerować logujesz się do KSeF jako osoba posiadająca uprawnienia, czyli np. właściciel JDG, albo Master KSeF w spółce (po złożeniu ZAW-FA). Następnie w menu wybierasz zakładkę „Tokeny”, klikasz „Generuj token” i nadajesz mu czytelną nazwę, np. „biuro rachunkowe”. Potem wybierasz zakres uprawnień, jakie ma mieć token. I to jest bardzo ważne, bo token może dawać dostęp np. do wystawiania faktur, podglądu i pobierania faktur czy zarządzania uprawnieniami. Możesz wygenerować kilka tokenów,  w zależności od potrzeb. Klikasz „Generuj” i system pokazuje Ci ciąg znaków (token). Ten token musisz od razu zapisać, bo później nie da się go ponownie podejrzeć. Następnie ten ciąg znaków wprowadzasz w swoim programie do fakturowania, tam, gdzie program wymaga integracji z KSeF.

Ważne jest również to, że w KSeF możesz zawsze sprawdzić listę aktywnych tokenów, zaznaczyć konkretny token i go unieważnić. To jest przydatne np. wtedy, gdy token wyciekł i nie chcesz, żeby ktoś obcy miał dostęp lub zakończyłeś współpracę z biurem rachunkowym albo po prostu chcesz ograniczyć uprawnienia.
Token to jest coś, co prawdopodobnie będzie generował praktycznie każdy z Was. Typowy przykład to sytuacja, w której ustawiasz token z dostępem do faktur i przekazujesz go do biura rachunkowego, dzięki temu księgowość ma stały dostęp do faktur, które otrzymujecie w KSeF. I to jest naprawdę wygodne rozwiązanie.


Skoro było o tokenach, to teraz o certyfikatach.
Certyfikat KSeF to narzędzie nadawane w osobnym systemie, który nazywa się Moduł Certyfikatów i Uprawnień. Certyfikaty można nadawać od 1 listopada 2025 roku, więc w momencie nagrywania tego odcinka to temat świeży, bo dosłownie od dwóch tygodni. Co ważne, od 1 stycznia 2027 roku certyfikat ma być głównym sposobem logowania i pracy w KSeF, a tokeny mają zniknąć.
Taki certyfikat będzie się zapisywało w programach księgowych i fakturowych, a jego rola będzie polegała na tym, że pozwoli jednoznacznie wskazać kto wysłał daną fakturę, kto wykonał konkretne działania w systemie, kto pobrał faktury lub uprawnienia itd.
W uproszczeniu token jest „dla maszyny” (programu), a certyfikat jest „dla osoby”.
W KSeF występują również uprawnienia pośrednie. I tutaj obowiązuje prosta zasada, którą można podsumować tak jak w piosence: „niewiele mogę Ci dać, bo sam niewiele mam”. Jeżeli więc Ty masz uprawnienia wyłącznie do konkretnej czynności, np. tylko do wystawiania faktur, to nie możesz nadać swoim pracownikom szerszych uprawnień, niż sam posiadasz. Czyli jeżeli masz prawo wystawiać faktury, możesz przekazać pracownikowi prawo do wystawiania faktur, ale nie możesz mu nagle dać np. zarządzania uprawnieniami, jeśli sam tego nie masz. To brzmi logicznie, ale warto to mieć świadomość, szczególnie w większych firmach i w biurach rachunkowych.


Kolejny punkt na liście to program do wystawiania faktur lub korzystanie z rządowej Aplikacji Podatnika.

Jeżeli korzystacie z programów takich jak np. Saldeo, Comarch ERP czy innych systemów komercyjnych, to większość z nich jest już albo zintegrowana z KSeF albo jest w trakcie finalnego dostosowania. Najważniejsze jest to, żeby wiedzieć, jak z tego programu korzystać i mieć pewność, że obsługuje on schemę faktury ustrukturyzowanej, czyli techniczny wzór faktury wymagany przez KSeF. W praktyce tylko faktura zgodna z tą schemą jest poprawnie wystawioną fakturą w KSeF. Dobrze zintegrowany program generuje plik XML, wysyła go do KSeF oraz potrafi pobierać faktury ustrukturyzowane z systemu.
Z Waszej perspektywy wygląda to zwykle prosto:
wystawiacie fakturę w programie,
program tworzy plik XML (czyli fakturę ustrukturyzowaną),
program wysyła fakturę do KSeF,
program odbiera faktury przychodzące z KSeF.
Rządowa Aplikacja Podatnika, to darmowa alternatywa dla tych, którzy nie chcą płacić za oprogramowanie komercyjne, wystawiają niewiele faktur i mają prosty model biznesowy,
Ministerstwo Finansów przygotowało Aplikację Podatnika – darmowe narzędzie dostępne przez przeglądarkę.
Oczywiście programy komercyjne zwykle mają bardziej rozbudowany interfejs i automatyzacje, ale jeżeli wystawiacie kilka faktur miesięcznie, Aplikacja Podatnika może w zupełności wystarczyć.
Podobnie działa to w przypadku narzędzia e-Mikrofirma – to również darmowy system, w którym można: wystawiać faktury, a nawet rozliczać deklaracje VAT.
Jeżeli ktoś prowadzi prosty biznes, to jest to rozwiązanie, które może się po prostu sprawdzić.

Kolejny punkt to wysyłka faktury do KSeF.
I tu ważne doprecyzowanie: nie chodzi wyłącznie o to, że umiesz kliknąć przycisk typu „Wyślij do KSeF”. Chodzi również o to, że potrafisz poprawnie wypełnić wszystkie obowiązkowe pola faktury, uzupełnić pola opcjonalne, jeżeli z nich korzystacie oraz wiesz w jakim terminie faktura musi trafić do KSeF, w zależności od trybu wystawienia.

W standardowym scenariuszu wygląda to tak, że jeżeli wystawiasz fakturę w dniu X (np. w środę), to co do zasady tego samego dnia powinna zostać przesłana do KSeF. Natomiast jeżeli wystawiasz fakturę w trybie awaryjnym, np. offline, w trybie „awaryjnym”, bo KSeF nie działa, to musisz wiedzieć, kiedy i w jakim terminie dosłać ją do systemu. W zależności od sytuacji może to być np.: następny dzień roboczy albo 7 dni roboczych. Dlatego pod pojęciem „umiem wysłać fakturę do KSeF” kryje się również świadomość: kiedy dokładnie muszę ją wysłać, żeby nie narazić firmy na ryzyko błędów, zaległości albo sankcji. To jest szczególnie istotne dla tych podatników, którzy nagminnie nie wysyłają faktur tego samego dnia, w którym zostały one wystawione.
Jeżeli masz problem z tym, że nie jesteś w stanie wystawiać i wysyłać faktur do KSeF tego samego dnia, bo faktur jest dużo, brakuje czasu albo procesy w firmie działają z opóźnieniem, to koniecznie zapoznaj się dokładnie z trybami wystawiania faktur.
Co więcej: nawet jeżeli na co dzień działasz prawidłowo, to i tak musisz wiedzieć, co robić w sytuacji awaryjnej, np. gdy KSeF nie działa.

Kolejny punkt to umiejętność odbioru  faktury w KSeF.
Czyli w praktyce umiesz się zalogować do systemu i umiesz wyszukać faktury zakupowe, np. po: NIP-ie, dacie, kwocie i innych parametrach. Rozumiesz też, jak działa data otrzymania faktury. W standardowym trybie (czyli online) jest to co do zasady data nadania numeru KSeF.
Natomiast w trybach awaryjnych ta data może wyglądać inaczej  i najczęściej będzie to data wpływu, czyli w praktyce również moment, kiedy faktura otrzyma numer KSeF.

Kolejny punkt to: wiem, co robić w przypadku awarii KSeF.
W KSeF mamy kilka trybów wystawiania faktur, w tym tryby awaryjne. W uproszczeniu:
1) Tryb offline24
To tryb, gdy problem jest po Twojej stronie, np.:
brak internetu,
awaria sprzętu,
lokalne problemy techniczne.
2) Tryb offline
To tryb, który dotyczy przerwy technicznej po stronie Ministerstwa Finansów, np. prac serwisowych lub aktualizacji. Co ważne: jest to niedostępność wcześniej zaplanowana i ogłoszona.
3) Tryb awaryjny
To sytuacja, w której KSeF nie działa z winy systemu (po stronie Ministerstwa Finansów), ale jest to awaria ogłoszona.
4) Awaria całkowita
To sytuacja wyjątkowa, poważna i nadzwyczajna, np.:
duża awaria systemowa,
cyberatak,
długotrwała niedostępność.
I tutaj ciekawostka: w takim przypadku wystawia się klasyczne faktury (np. w PDF) i nie ma obowiązku przesyłania ich do KSeF.
Dlaczego to jest ważne?
Kluczowe jest to, żeby w praktyce umieć rozróżnić, skąd wynika problem:
czy problem jest po Twojej stronie,
czy po stronie Ministerstwa Finansów,
czy jest to zaplanowana przerwa,
czy ogłoszona awaria,
czy sytuacja nadzwyczajna.
Dopiero wtedy dobierasz właściwy tryb działania:
lokalny problem u Ciebie → offline24,
zapowiedziana przerwa techniczna → offline,
ogłoszona awaria systemu → tryb awaryjny,
sytuacja kryzysowa (awaria całkowita) → tryb awarii całkowitej.
I to jest jedna z tych rzeczy, które naprawdę warto mieć przećwiczone, zanim KSeF stanie się obowiązkowy.

Tryby pracy w KSeF – dlaczego Offline24 będzie najpopularniejszy?
Warto jeszcze na chwilę zatrzymać się przy trybach pracy w KSeF, zwłaszcza przy trybie Offline24, bo to właśnie on będzie w praktyce najczęściej wykorzystywany.
Tryb Offline24 – kiedy działa i na czym polega?
Stosuje się go wtedy, gdy problem leży po Twojej stronie, np.:
brak internetu,
awaria sprzętu,
lokalne problemy techniczne.
Co ważne: nie musisz tłumaczyć, dlaczego korzystasz z trybu Offline24. I właśnie dlatego uważam, że ten tryb będzie trochę nadużywany.
W praktyce wygląda to tak, że:
wystawiasz fakturę ustrukturyzowaną (plik XML) w swoim programie księgowym,
korzystasz z certyfikatu,
przekazujesz nabywcy wizualizację faktury (PDF),
a następnie najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia faktury musisz ją wysłać do KSeF.
Czy da się „wystawiać wstecz”?
Jeżeli wyślesz fakturę do KSeF później, nadal możesz wpisać wcześniejszą datę wystawienia, system zaczyta datę wskazaną w fakturze (np. w polu P1).
Czyli technicznie wystawianie faktur wstecz będzie możliwe, ale trzeba pamiętać, że w KSeF wszystko jest widoczne online dla organów podatkowych.
Jeżeli tryb Offline24 będzie nadużywany, a faktury będą regularnie wysyłane z dużym opóźnieniem, to prędzej czy później pojawią się pytania:
dlaczego faktury nie są przesyłane w terminie,
dlaczego nagminnie korzystasz z Offline24,
czy faktycznie istniała przeszkoda techniczna.
I co kluczowe: od 2027 roku za takie opóźnienia mają pojawić się kary.
Dlatego warto pamiętać, że Offline24 to tryb awaryjny, a nie sposób na stałe obejście organizacji pracy.


Kolejny punkt to: ustalenie wspólnie z biurem rachunkowym procedury postępowania.
Mówiłem już o tym, że biuro rachunkowe będzie miało dostęp do faktur zakupowych i to w praktyce stanie się standardem. Ale pojawia się szereg pytań organizacyjnych, na które warto odpowiedzieć jeszcze przed startem obowiązkowego KSeF.
Przykładowo:
czy biuro rachunkowe ma tylko podgląd faktur, czy również możliwość wystawiania faktur sprzedaży, kto decyduje o tym, jaki tryb wystawienia faktury stosujemy (online, Offline24, offline, awaryjny), kto pilnuje terminów wysyłki faktur do KSeF, jak przekazujecie dokumenty inne niż faktury, np.: paragony, wyciągi bankowe, umowy, dokumenty kosztowe, które nie są fakturami.
Bo nawet jeśli faktury „są w KSeF”, to w praktyce księgowość nadal potrzebuje często innych dokumentów.

Warto więc ustalić: czy wysyłacie je mailem, przez system do obiegu dokumentów, przez komunikator, czy w inny sposób. To są szczegóły, ale właśnie one robią różnicę w praktyce.


Kolejna rzecz to: wiedza jak dostarczyć dokumenty nie wysyłane do KSeF.
Nie chodzi mi tutaj o sytuację awarii całkowitej (katastrofy systemowej), tylko o dokumenty, które po prostu nie są fakturami w rozumieniu KSeF, a nadal funkcjonują w biznesie.
Przykłady:
dowody wewnętrzne,
paragony z NIP (w okresie przejściowym),
faktury pro forma,
inne dokumenty pomocnicze.
I tu pojawiają się praktyczne pytania, np.:
czy najpierw wysyłasz klientowi pro formę, a dopiero po akceptacji wystawiasz fakturę w KSeF,
czy biuro rachunkowe powinno mieć dostęp również do pro form (mimo że nie są księgowe),
w jaki sposób te dokumenty będą archiwizowane i przekazywane.
To są rzeczy, które naprawdę warto sobie poukładać.


Na deser ostati punkt, który warto znać: znasz sankcje za nieużywanie KSeF.
Najważniejsze kary przewidziane w ustawie o VAT dotyczą m.in.:
– wystawiania faktur poza KSeF, mimo obowiązku,
– wystawiania faktur niezgodnych ze schemą XML (czyli niezgodnych z wymaganym wzorem faktury ustrukturyzowanej),
– spóźnionego przesyłania faktur do KSeF, np. w trybie Offline24 później niż następnego dnia roboczego,
– niewysyłania faktur do KSeF mimo obowiązku.

Co istotne: te sankcje mają zostać odroczone do końca 2026 roku, czyli realnie zaczną „boleć” od 2027 roku. Ale to nie oznacza, że w 2026 można ignorować zasady, bo nadal działają sankcje z Kodeksu karnego skarbowego, np. za: nierzetelne prowadzenie ksiąg.
Poza tym urząd i tak będzie widział rozbieżności, bo: numery KSeF muszą pojawiać się w ewidencjach, dane będą porównywane z plikami JPK, aktury będą spójne z ewidencją VAT i np. PKPiR. Mówiąc wprost: wielki brat patrzy.

Wiem, że temat jest omówiony mocno skrótowo – można by było o tym wiele wiele więcej, ale nie wiem czy ktoś dobrnął by do końca. Ale najważniejsze, co chcę Ci przekazać, to:
KSeF to nie jest tylko wyzwanie informatyczne. To przede wszystkim wyzwanie organizacyjne.
Kluczowe pytania brzmią:
kto wystawia faktury,
kiedy je wystawia,
kto je wysyła do KSeF,
kto odbiera faktury,
kto pilnuje terminów,
i jak firma działa w trybach awaryjnych.
To często jest trudniejsze do poukładania niż sama technologia.
A czasu jest niewiele – bo 1 lutego jest naprawdę blisko (to już około 2,5 miesiąca).