Możesz również posłuchać tego odcinka korzystając ze Spotify:


Cześć!

Opowiem Ci dzisiaj, w jaki sposób wybrać kancelarię doradztwa podatkowego, która przygotuje dla Ciebie dokumentację cen transferowych.
Absolutnie najprościej byłoby po prostu powiedzieć: wybierzcie Wojciecha Hałuchę, on jest wspaniały, ja tutaj prowadzę podcast, wybierzcie mnie, jest tutaj Instagram, LinkedIn, bezpłatna konsultacja – i na tym zakończyć odcinek.


Niemniej chciałbym pokazać szerszy kontekst związany z cenami transferowymi: jak ten proces decyzyjny wygląda obecnie (przynajmniej z mojej perspektywy) oraz jak przekłada się on na wybór doradców podatkowych, którzy przygotowują dokumentację cen transferowych. Niestety w części polskiego MŚP dominuje często pogląd, żeby wybrać albo najtańszego doradcę podatkowego bo wszystko jedno, przecież to samo, albo zebrać kilka ofert z rynku i wybrać taką „średnią” albo „średnią minus”. Co, jak zaraz się przekonasz, nie jest najlepszym rozwiązaniem.


Zapraszam szczególnie do tego odcinka tych, którzy stoją przed obowiązkiem wyboru kancelarii, która pomoże w przygotowaniu dokumentacji cen transferowych. Być może kilka kryteriów, które omówię, sprawi, że w bardziej świadomy sposób wybierzesz dobrego doradcę.


Dlaczego nagrywam odcinek akurat o wyborze doradcy do cen transferowych?
Najpierw powiedzmy sobie, dlaczego nagrywam dedykowany odcinek o cenach transferowych i wyborze doradcy właśnie w tym zakresie. Dlaczego nie nagrałem odcinka o wyborze doradcy do wniosku o interpretację albo do bieżącego doradztwa? Nagrywam ten odcinek 21 sierpnia 2025 roku, czyli w specyficznym okresie w roku. Kończy się powoli sezon urlopowy i dużo organizacji przypomina sobie, że jest coś takiego jak ceny transferowe. Dla podatników, których rok podatkowy jest równy kalendarzowemu, do końca października / końca listopada (w uproszczeniu) należy zrealizować obowiązki w zakresie cen transferowych za rok ubiegły, czyli za 2024.
Przede wszystkim chodzi o przygotowanie lokalnej dokumentacji cen transferowych, przygotowanie TPR, czyli informacji o cenach transferowych (deklaracji w pliku XML składanej do urzędu), a dla niektórych podatników również analizę porównawczą oraz tzw. master file, czyli grupową dokumentację cen transferowych. Skoro terminy gonią, jesteśmy po wakacjach, to właśnie teraz widzę na rynku ożywienie: zbieranie ofert i wybór dostawcy, żeby zmieścić się w terminach.


Dlaczego ceny transferowe są turbo ważne? Ceny transferowe są ważne z kilku powodów.


Po pierwsze: to jeden z najczęściej kontrolowanych obszarów u podatników.


Po drugie: bardzo często są robione źle, więc kiedy kontrola przychodzi, często kończy się domiarem, czyli dopłatą podatku.


Po trzecie: organy widzą, że tam jest kasa. I nie mówię wyłącznie o klasycznych przypadkach wyprowadzania pieniędzy z Polski przez zagraniczne korporacje. Mówię też o sytuacjach między polskimi podmiotami powiązanymi, wśród polskich przedsiębiorców, gdzie ceny nie zostały ustalone w przemyślany sposób i po prostu nie są rynkowe. Byłem nawet świadkiem sytuacji, gdzie przyszła kontrola do dwóch spółek, które formalnie nie musiały przygotowywać lokalnej dokumentacji cen transferowych (składały jedynie TPR-C, bo korzystały ze specyficznego zwolnienia z dokumentacji). Spółki, z racji zwolnienia, w ogóle nie były gotowe na przygotowanie dokumentów i uzasadnienie rynkowości i skończyło się to dość dużym domiarem. Więc nawet jeśli formalnie nie masz pełnych obowiązków dokumentacyjnych, ale transakcje z podmiotami powiązanymi są istotną częścią Twojego biznesu, to nie powinieneś tego pomijać. Dokumentację (albo przynajmniej uzasadnienie cen) warto przygotować w sposób przemyślany i porządny.


Do tego dochodzą zapowiedzi ze strony Ministerstwa Finansów oraz Prezydenta Karola Nawrockiego, że ceny transferowe będą w kolejnych latach jeszcze bardziej dokręcone. Ma powstać specjalne centrum kompetencyjne dedykowane cenom transferowym, a duże podmioty mają być regularnie kontrolowane na gruncie cen transferowych. To temat istotny, a wielu przedsiębiorców nadal nie zdaje sobie z tego sprawy.


Jak wygląda proces wyboru doradcy w polskim MŚP?
Nie mówię tutaj o spółkach będących częścią zagranicznych grup, bo tam często doradca jest narzucony z góry (najczęściej Big4). W polskim MŚP wybór jest większy.

Jak to wygląda w praktyce?
Zwykle ktoś, np. główna księgowa, office manager albo dyrektor finansowy, wysyła zapytania o ofertę do kilku kancelarii. Czasem jest to zbieranie ofert na podkładkę, bo i tak wiadomo, że spółka wybierze kancelarię, z którą współpracuje od lat, ale oferty zbiera się żeby wyglądało obiektywnie, albo żeby zbić cenę konkurencja ma taniej.

Potem wybór bardzo często jest następujący: najtańsza oferta albo średnia minus.
Jeśli chodzi o zarząd, z mojej perspektywy często narzuca on budżet, np. 20 tysięcy bez pełnej świadomości, co dokładnie obejmuje zakres cen transferowych. Księgowa ma się w tym budżecie zmieścić i tyle. Czasem proces wygląda lepiej – księgowa / office manager / dyrektor finansowy zbierają oferty, odbywają wstępne rozmowy z doradcami, żeby „poczuć flow”, a z dziesięciu ofert wybierają trzy i dopiero te trzy idą do zarządu. I wtedy zarząd i tak często wybiera najtańszą. Tak mniej więcej wygląda proces decyzyjny w polskim MŚP. Problem w tym, że często prowadzi on do negatywnych konsekwencji. Księgowa, office manager czy dyrektor finansowy nie zawsze mają realną wiedzę o cenach transferowych albo mają ją ograniczoną, więc nie wiedzą, jakie pytania zadać, żeby sprawdzić, czy doradca przygotuje dokumentację rzetelnie.
Dlatego poniżej podaję kilka rzeczy, które możesz zadać doradcy – i w ten sposób zweryfikować, czy to dobry wybór.


1) Czy macie doświadczenie w naszej branży?
Samo pytanie jest ważne, ale niewystarczające. 95% doradców powie tak, bo jest to trudne do zweryfikowania (tajemnica zawodowa), rekomendacje od klientów zdarzają się, ale nie są standardem.


Dlatego warto to pytanie pogłębić na krótkim callu i wejść w szczegóły, jak w tej branży zwykle kształtują się marże (wysokie czy niskie), jaka jest konkurencja i model działania, jakie funkcje / aktywa / ryzyka zwykle występują w typowych transakcjach w tej branży.


Jeżeli doradca potrafi sensownie odpowiedzieć i „czuje” temat, jest duża szansa, że robił podobne projekty. Przykład: w branży transportowej marże zasadniczo są niskie, czasem nawet ujemne. Jeśli jednak do transportu dołożysz magazynowanie, to magazynowanie często ma wyższe marże. To są rzeczy, które doradca zwykle wie z praktyki, a nie z googla. Jeżeli ktoś powie Ci, że na transporcie są ogromne marże, to prawdopodobnie nie robił projektów w tej branży (albo robił jeden wyjątkowy przypadek, który nie jest rynkowy).
Wniosek: pytaj o doświadczenie, ale weryfikuj je pytaniami „z mięsem”.


2) Jak będzie wyglądał projekt krok po kroku?
Tu sprawdzasz, czy doradca ma proces poukładany.
Warto zapytać m.in. kto konkretnie będzie pracował przy projekcie (juniorzy, manager, partner),
jaka część pracy jest automatyzowana i jak wygląda kontrola jakości, czy doradca planuje spotkania (i ile), jakie dokumenty będą potrzebne na start, jakie są kamienie milowe i terminy,
jak wygląda komunikacja i dostępność w trakcie projektu.
Jeżeli doradca wymyśla proces na poczekaniu, może to sugerować mniejsze doświadczenie lub brak ustandaryzowanego podejścia. Przykładowy, sensowny i często spotykany proces wygląda mniej więcej tak: doradca prosi o umowę, przykładowe faktury, dokumentację z lat poprzednich,
odbywa krótkie spotkanie, żeby doprecyzować funkcje/aktywa/ryzyka, następnie sam opracowuje dokumentację, wraca z gotowym materiałem, omawia wnioski i wprowadza ewentualne korekty.
Oczywiście szczegóły zależą od branży i stopnia skomplikowania transakcji, ale co do zasady dobry doradca ma to poukładane.


3) Flow i sposób komunikacji doradcy
To brzmi „miękko”, ale jest bardzo praktyczne.
Widziałem, że doradcy podatkowi często dzielą się na dwie grupy:
1. ci, którzy mówią prawniczym językiem, długo, z żargonem i często nie odpowiadają wprost,
2. ci, którzy tłumaczą prosto, krótko, konkretnie.
Nie ma jednej lepszej opcji – ważne jest, co działa u Ciebie. Jeżeli w trakcie projektu komunikacja będzie trudna, to nawet najlepsza merytoryka nie uratuje współpracy. Jeśli doradca publikuje podcasty, szkolenia, nagrania – masz ułatwione zadanie, bo możesz sprawdzić, jak komunikuje się na żywo, zanim podpiszesz umowę.


4) (Zaczęty wątek) „To tylko aktualizacja, więc powinno być dużo taniej”
Warto tu doprecyzować, bo to jest częsty błąd myślowy. Wiele osób zakłada, że skoro dokumentacja była robiona w poprzednim roku, to „aktualizacja” powinna być prawie automatyczna i bardzo tania. A w praktyce transakcje się zmieniają (warunki, wolumen, funkcje, ryzyka), zmieniają się dane finansowe, zmienia się otoczenie rynkowe, czasem zmienia się linia interpretacyjna, podejście organów, praktyka kontrolna.

I teraz najważniejsze: jeżeli doradca robi aktualizację jako kopiuj–wklej, bez weryfikacji kluczowych elementów, to często jest to najprostsza droga do problemów w razie kontroli.
Dlatego, nawet przy aktualizacji, warto zapytać: co dokładnie będzie zweryfikowane ponownie, czy będzie aktualizacja analizy FAR, czy doradca sprawdzi dane finansowe i rynkowe, czy zakres obejmuje też weryfikację rynkowości (a nie tylko format i opis).

Czyli załóżmy, że za 2023 rok jakaś kancelaria przygotowywała Ci dokumentację, nawet znana, z dobrą marką. W tym roku znowu szukasz doradcy podatkowego i zakładasz, że skoro w tamtym roku dokumentacja była robiona, transakcja się powtórzyła i niewiele się zmieniło, to doradca, bazując na dokumencie z poprzedniego roku, powinien zrobić to dużo taniej. Moim zdaniem odpowiedź nie jest taka oczywista.

Jeżeli zmieniasz doradcę podatkowego w tym zakresie, to bezrefleksyjne oferowanie dużo niższej ceny bo to tylko aktualizacja raczej nie jest najlepszym pomysłem. Jeżeli doradca tak robi, to umówmy się – przyciąga Cię niską ceną. Zdarzyły mi się niestety przypadki, że dokumentacja, mimo że przygotowana przez profesjonalną firmę, była dużo, dużo gorsza, niż się spodziewałem. Sporo elementów było nieopisanych, opisanych powierzchownie albo kompletnie nie w ten sposób, który ma znaczenie dla danej transakcji. Nawet w opisie rynku nie akcentowano tego, co naprawdę było istotne. Dlatego dobra, przemyślana oferta powinna opierać się na tym, że doradca przynajmniej wstępnie oceni jakość dokumentacji z poprzedniego roku. I żeby było jasne, nie chodzi o to, żebyś przesyłał dokumentację mailem. Można to zrobić prościej, na callu, na Teamsach, udostępniasz ekran i pokazujesz dokumentację, a doradca w 5–10 minut przejrzy kluczowe elementy. Już na tym etapie da się często wychwycić podstawowe błędy i dopiero wtedy sensownie dopasować ofertę do rzeczywistej pracy. Spotkałem się też z sytuacją, w której poprosiłem o dokumentację, a usłyszałem my to świetnie opisaliśmy, wszystko jest super, więc prosimy o tańszą cenę. Wiadomo, to jest próba negocjacji ze strony klienta. Ale w idealnym świecie doradca powinien tę dokumentację chociaż przejrzeć, zanim obniży cenę. Bo czasami faktycznie jest dobrze zrobiona i można się nią posiłkować. A czasami, niestety, absolutnie nie.

Dlatego to jest mój apel do klientów: jeżeli doradca bezrefleksyjnie zakłada, że aktualizacja dokumentacji z poprzedniego roku (albo sprzed dwóch lat) to zawsze mało pracy i od razu oferuje niską cenę – to jest red flag.


Kolejny punkt: stałe ceny „z cennika” według rodzaju usługi
Spotkałem się wśród kancelarii doradztwa podatkowego z podejściem typu 3000 zł za dokumentację i to 3000 zł obejmowało np. dokumentację dla usług IT, transportowych, magazynowych itd. Produkcja miała swoją cenę, licencje swoją cenę – i tak dalej. Nie do końca się z tym zgadzam.

Jasne, są transakcje prostsze do opisania, np. pożyczka. Ale wrzucanie wszystkich transakcji transportowych czy magazynowych do jednego worka i wycena z góry w jednej cenie to ogromne uproszczenie. Obawiam się, że taka dokumentacja będzie zbyt prosta i nie będzie wnikała w szczegóły Twojej transakcji. I ja naprawdę widziałem, że usługa transportowa nie jest równa usłudze transportowej. Wspólne cechy często się powtarzają, ale czasem dochodzą inne świadczenia, inne ryzyka, inne aktywa. Czasami transport jest robiony w całości przez podwykonawcę, czasami częściowo, czasami w całości własnymi siłami i zasobami. To wszystko wpływa na ryzyka i na to, jak transakcja powinna zostać opisana. Zakładanie, że każda usługa transportowa jest taka sama, więc robimy to w tej samej cenie – to dla mnie ostrzeżenie, że dokumentacja będzie bazować na gotowcu i szablonie, a nie będzie dobrze dopasowana.


Kolejny (chyba ostatni) punkt to świadomość kosztów baz danych do analizy porównawczej
Obecnie w Polsce, jeśli chodzi o bazy danych wykorzystywane do analiz porównawczych, najczęściej spotkasz InfoCredit albo BISnode. Z mojej perspektywy InfoCredit jest lepszy, bo dużo szybciej wypluwa dane i jest mocno zautomatyzowany, ale jest też droższy. W praktyce większa część rynku korzysta właśnie z InfoCredit, głównie przez tę automatyzację.
I teraz uwaga: jeżeli masz wykupiony dostęp do InfoCredit i sam wyłuskujesz dane, to koszt samego wyrzutu danych do benchmarku to często minimum 1500–2000 zł za jedną analizę porównawczą.

W BISnode, przy najtańszym pakiecie, trzeba ręcznie wyciągać dane i to trwa wielokrotnie dłużej. Wtedy pojedynczy benchmark może być tańszy, ale rośnie ryzyko, że nie wyciągniesz wszystkich danych z rynku (bo robisz to ręcznie) lub analiza będzie niepełna, pojawią się błędy wynikające z czynnika ludzkiego. No i teraz to wszystko kosztuje. InfoCredit kosztuje więcej jako baza, BISnode kosztuje czas człowieka.


Jeżeli więc widzę analizy porównawcze w naprawdę niskich cenach, to najczęściej oznacza jedną z dwóch rzeczy:
1. analiza porównawcza jest „re-używana” z innego klienta (tak, spotkałem się z tym),
2. kancelaria korzysta z najtańszych, ręcznych rozwiązań, co zwiększa ryzyko niepełnej analizy.

Warto to rozumieć, bo analizy porównawcze są zwykle jedną z najdroższych pozycji w ofercie dokumentacji cen transferowych. Zasadniczo sama analiza porównawcza bywa droższa niż lokalna dokumentacja i droższa niż przygotowanie TPR (nie mówię tu o wynagrodzeniu za samo podpisanie TPR i ryzyko odpowiedzialności) Jeżeli jest odwrotnie – lokalna dokumentacja jest droga, a analiza porównawcza dziwnie tania – to jest dla mnie red flag.

I jeszcze jedno – nie chcę, żebyście odebrali to jako komunikat „to wszystko musi być mega drogie, płacicie po 20–30 tysięcy za małą dokumentację”. Nie o to chodzi. Chodzi mi o to, że dumpingowe ceny zwykle nie biorą się znikąd. Kancelarie co do zasady na tym zarabiają, na każdym produkcie. Jeśli więc cena jest bardzo niska, to najczęściej coś zostało ucięte np. zakres, jakość, praca człowieka, narzędzia albo dopasowanie do transakcji. To trochę jak z jedzeniem. Jeśli szynka jest mega tania, to nie oczekujcie, że ma wysoką zawartość mięsa i że zwierzę było na wolnym wybiegu. Przy dokumentacji cen transferowych bez specjalistycznej wiedzy trudniej to ocenić i po to jest taki odcinek jak ten.


Na koniec – bardzo Ci dziękuję za przeczytanie.


Podsumowanie:
1. pytaj o doświadczenie doradcy, ale w szczegółach (rynek, marże, specyfika branży),
2. sprawdź flow i sposób komunikacji,
3. dopytaj, jak będzie przebiegała współpraca,
4. zweryfikuj, kto realnie pracuje przy projekcie i jak wykorzystywane jest AI,
5. uważaj na bezrefleksyjne aktualizacja = taniej,
6. pamiętaj, że analizy porównawcze są kosztowne i dumpingowe ceny mogą oznaczać ryzyko błedów albo skróty.