Możesz również posłuchać tego odcinka korzystając ze Spotify:

Cześć! W dzisiejszym odcinku opowiem Ci o największych problemach i wyzwaniach podatkowych dla branży meblarskiej w 2025 i 2026 roku.

Dzisiejszy temat rozpoczyna nowy cykl na moim podcaście i blogu. Będę przeplatał ten cykl też innymi, takimi zwykłymi odcinkami, a mianowicie chcę się skupić stricte dla tej branży. Skupię się na w aspekcie podatkowym, ale bardziej szczegółowo dla danych branż.
Omówię najczęstsze problemy i wyzwania podatkowe, z jakimi dana branża moim zdaniem musi się mierzyć. Dodatkowo dla każdego z tych wyzwań czy problemów będę proponował moje rozwiązania. Opowiem kogo to dotyczy.

Jeżeli dane zagadnienie jest problemem albo wyzwaniem, kluczowe pytanie brzmi: czy powinniśmy zająć się nim w pierwszej kolejności, czy może może ono jeszcze poczekać.
Po jego przeczytaniu niniejszego wpisu będziesz miał gotową listę obszarów, które warto sprawdzić w swojej organizacji. Przejdziesz przez nią krok po kroku i być może okaże się, że niektóre kwestie nigdy nie były zaopiekowane albo były uregulowane nie do końca prawidłowo. Dzięki temu będziesz mógł wdrożyć proponowane przeze mnie rozwiązania, uporządkować swoje rozliczenia i spać spokojniej – przynajmniej podatkowo.


Serdecznie zapraszam nie tylko przedstawicieli branży meblarskiej, ale szerzej pojętego biznesu produkcyjnego, bo wiele z poruszanych tematów będzie się powielać także w innych sektorach.
Zanim przejdziemy do problemu numer jeden, przyjrzyjmy się jeszcze krótko temu, jak wygląda branża meblarska w Polsce, bo to ma bezpośredni wpływ na skalę i rodzaj wyzwań podatkowych, z jakimi się mierzy. Polska dosłownie stoi meblami. Jesteśmy jednym z największych producentów mebli w Europie i na świecie, zajmujemy trzecie miejsce globalnie pod względem eksportu mebli, tuż za Chinami oraz Niemcami. Dzięki temu Polska zajmuje zaszczytne trzecie miejsce na świecie pod względem eksportu mebli.


Wartość eksportu mebli z Polski w ostatnich latach regularnie przekraczała 13–15 miliardów euro rocznie, więc mówimy tu o naprawdę dużych pieniądzach. Eksportujemy głównie do Niemiec, Francji, Czech, Wielkiej Brytanii, Holandii oraz Stanów Zjednoczonych. W przypadku rynku amerykańskiego są to w dużej mierze meble z segmentu premium i luksusowego. Jest to w zdecydowanej większości branża polska – właścicielami są Polacy, udziałowcami są Polacy i biznesy te są prowadzone przez Polaków. To naprawdę bardzo patriotyczny fragment naszej gospodarki. Dla porównania, w branży dużych dyskontów spożywczych de facto tylko Dino jest firmą polską, podczas gdy Biedronka jest portugalska, Lidl i Kaufland niemieckie, a Carrefour francuski.


W branży meblarskiej sytuacja wygląda zupełnie inaczej, zdecydowanie dominują polskie firmy, co bardzo cieszy. Jeżeli chodzi o wielkość podmiotów działających na rynku, to około 90% firm w branży meblarskiej stanowią mikroprzedsiębiorstwa, zatrudniające do 9 osób. Działają one lokalnie lub regionalnie, produkują meble na zamówienie albo specjalizują się w usługach tapicerskich, nietypowych projektach czy renowacjach. Z drugiej strony mamy kilkanaście największych firm, które generują ponad 50% całkowitego obrotu branży. Są to często ogromne organizacje, np.  Nowy Styl to już firma o wartości liczonej w miliardach złotych. Oczywiście na rynku obecni są również przedstawiciele zagranicznych firm, ale nadal trzon branży stanowią polskie podmioty. Także Black Red White jest firmą polską, więc przykładów jest naprawdę sporo.
Ja sam miałem okazję pracować z różnymi firmami z branży meblarskiej i muszę przyznać, że bardzo lubię rozmowy z tymi przedsiębiorcami, bo pojawia się tam ogromna liczba ciekawych i złożonych wątków podatkowych, które za chwilę omówimy. Mimo kryzysu gospodarczego, szczególnie widocznego w Niemczech  oraz ogólnego spowolnienia w Unii Europejskiej, branża meblarska nadal pozostaje branżą rentowną, często osiągającą nawet bardzo spektakularne zyski. A to oczywiście wiąże się z podatkiem dochodowym, którym, można w odpowiedni sposób zarządzać. To tyle, jeżeli chodzi o krótkie przedstawienie branży. Przejdźmy teraz do konkretnych problemów i wyzwań.


Problem numer jeden – podatek od nieruchomości
Jest to, moim zdaniem, bardzo duży problem. I podkreślam: problem, a nie wyzwanie.
Problem to coś, co boli nas tu i teraz. Wyzwanie to coś, czym fajnie byłoby się zająć, żeby było lepiej, ale niekoniecznie musimy robić to natychmiast. Problem to złamana noga i pilna wizyta na SOR-ze. Wyzwanie to chęć poprawy kondycji i codzienne bieganie.
Podatek od nieruchomości jest właśnie problemem, zwłaszcza w kontekście nowych przepisów, które w bardzo dużym stopniu zmieniły się od 2025 roku. Na kanale i blogu znajdziesz już mnóstwo treści temu poświęconej, jak interpretować przepisy i jak do nich podejść Dla branży meblarskiej ma to szczególne znaczenie, ponieważ firmy produkcyjne posiadają hale, a w tych halach znajdują się różnego rodzaju urządzenia, budynki, budowle, a dodatkowo rozbudowana infrastruktura zewnętrzna. Dobrym przykładem są instalacje odpylające, które występują zarówno wewnątrz budynków, jak i na zewnątrz. I tu pojawia się klasyczna zagwozdka: czy takie instalacje powinny być opodatkowane podatkiem od nieruchomości, a jeżeli tak – to w jaki sposób? Często mówimy tu o naprawdę bardzo dużych kwotach.
Dodatkowo urzędy gmin zaczynają coraz intensywniej kontrolować ten podatek, wysyłają zawiadomienia i wydają coraz więcej negatywnych interpretacji, próbując opodatkować urządzenia, które do tej pory wydawały się niepodlegające opodatkowaniu.
Przykładowo, w jednym z ostatnich odcinków omawiałem interpretację, w której organ (był to bodajże wójt Gogolina albo prezydent Lublina) uznał, że instalacje cieplne znajdujące się wewnątrz budynku, mimo że służą jego prawidłowemu funkcjonowaniu, powinny być opodatkowane odrębnie.
Analogiczne pytanie pojawia się w branży meblarskiej, czy instalacje odpylające, które są niezbędne do użytkowania budynku zgodnie z jego przeznaczeniem, również powinny być odrębnie opodatkowane? Moim zdaniem nie, przynajmniej wewnątrz, ale pewnie to zależy stricte jak one wyglądają, jakie tutaj mamy w ogóle ryzyko, czy jesteśmy tego ryzyka świadomi.

Być może dla sektora MŚP problem podatku od nieruchomości jest nieco mniejszy w tym sensie, że te firmy często nie mają aż tak rozbudowanej infrastruktury produkcyjnej jak największe podmioty z ogromnymi halami, instalacjami, budowlami i rozbudowaną infrastrukturą techniczną. Dla dużych firm jest to po prostu znacznie większe wyzwanie, ale niezależnie od skali działalności jest to dziś problem palący, szczególnie w kontekście zapowiadanych kontroli gmin oraz coraz większej liczby negatywnych interpretacji podatkowych wydawanych przez organy.
Rozwiązaniem jest przeprowadzenie audytu w podatku od nieruchomości.
Taki audyt powinien obejmować przejście po całym zakładzie, wykonanie inwentaryzacji i dokumentacji zdjęciowej, analizę dokumentów, w szczególności ewidencji środków trwałych, weryfikację aktualnie złożonej deklaracji oraz deklaracji z lat poprzednich oraz porównanie stanu faktycznego z obowiązującymi przepisami, aby odpowiedzieć sobie na pytanie, co powinno być opodatkowane, a co nie. Oczywiście rekomenduję tutaj wsparcie eksperta, ponieważ jest to zagadnienie wyjątkowo trudne, a jednocześnie bardzo ryzykowne finansowo, błędy mogą po prostu sporo kosztować.


Punkt drugi – wyzwanie, a nie problem: nieprawidłowa forma prowadzenia działalności
Drugim zagadnieniem jest nieprawidłowa forma prowadzenia działalności, którą traktuję raczej jako wyzwanie, a nie bezpośredni problem. To coś, co dobrze byłoby mieć uporządkowane, ale nie zawsze jest absolutnie konieczne „na już”. Przez nieprawidłową formę mam na myśli przede wszystkim taką, która wiąże się z bardzo wysokim opodatkowaniem oraz z bardzo dużym ryzykiem prawnym i biznesowym.


Najczęściej dotyczy to jednoosobowej działalności gospodarczej, gdzie przedsiębiorca ponosi pełną odpowiedzialność swoim prywatnym majątkiem. Dodatkowo mamy tu relatywnie wysokie obciążenia, bo 19% podatku liniowego, 4,9% składki zdrowotnej, a przy dochodach powyżej miliona złotych również 4% daniny solidarnościowej. Do tego dochodzą kwestie sukcesji i dziedziczenia całego biznesu, które w przypadku JDG są znacznie trudniejsze.
Oczywiście, teoretycznie można prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą przez całe życie. Natomiast z moich obserwacji rynku i pracy z klientami wynika, że już przy dochodzie rzędu 500 tysięcy złotych rocznie, który w skali firm produkcyjnych wcale nie jest ogromną kwotą, oszczędności podatkowe potrafią być bardzo znaczące. Nawet abstrahując od samych podatków, prowadząc działalność w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przy odpowiedniej świadomości prawnej, zyskujemy ograniczenie odpowiedzialności. Nie narażamy prywatnego majątku, często jest to argument jeszcze ważniejszy niż kwestie podatkowe. Jest to wyzwanie głównie dla mniejszych podmiotów, bo większe firmy i tak zazwyczaj działają już w formie spółek z o.o. albo spółek akcyjnych.
Rozwiązaniem jest przemyślenie i porównanie dostępnych form prowadzenia działalności. W branży meblarskiej bardzo często widzę zainteresowanie estońskim CIT-em, czyli reżimem podatkowym przeznaczonym dla spółek, a nie dla JDG, w którym, w dużym uproszczeniu, nie płaci się podatku tak długo, jak zysk pozostaje w spółce. Warto w tym miejscu przygotować plan optymalizacyjny lub plan podatkowy, który uwzględnia m.in. ile środków potrzebujesz wypłacać na życie, ile możesz zostawić w spółce, jakie masz ryzyka prawne i podatkowe, czy planujesz sukcesję, jakie posiadasz aktywa – nieruchomości, maszyny, leasingi, czy jesteś w specjalnej strefie.

Punkt trzeci – Wszystko w jednej spółce
Kolejnym wyzwaniem jest sytuacja, kiedy wszystko trzymamy w jednej spółce.
Możemy mieć spółkę, nawet korzystającą z estońskiego CIT, czyli z relatywnie niskim i korzystnym opodatkowaniem w porównaniu do JDG. Jednak jeśli w tej jednej spółce mamy wszystkie aktywa jak nieruchomości, grunty, maszyny, umowy, to w razie kryzysu czy problemów finansowych spółki, wszystkie te zasoby są zagrożone. Rozwiązanie polega na odpowiednim rozdzieleniu aktywów i spółek, np. nieruchomość może zostać w majątku prywatnym lub w osobnej spółce, spółka produkcyjna może wynajmować tę nieruchomość na podstawie umowy – w ten sposób chronimy majątek przed ryzykiem bankructwa głównej spółki.
Podsumowując, nie pakujemy wszystkich jajek do jednego worka. Warto przemyśleć taką strukturę w ramach planu optymalizacyjnego lub strategii podatkowej  dla bezpieczeństwa finansowego i stabilności biznesu.


Punkt czwarty – eksport towarów
Polska branża meblarska eksportuje rocznie 13–15 miliardów euro, więc kwoty są ogromne. Przy eksporcie do UE, w kontekście wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), korzystamy ze stawki VAT 0% – oczywiście pod pewnymi warunkami. Tutaj wyzwanie polega na tym, aby dokładnie zabezpieczyć rozliczenia VAT.
Trzeba zadbać o poprawne zastosowanie stawki 0%, posiadanie wszystkich wymaganych dokumentów, prawidłowe ustalenie daty dostawy, szczególną uwagę przy transakcjach łańcuchowych, czyli gdy towary idą od nas do odbiorcy w innym kraju UE, ale transportowane są bezpośrednio do kolejnego kraju (np. wysyłamy z Polski do Niemiec, a końcowy klient jest we Francji). Przepisy są bardzo precyzyjne i kazuistyczne, dlatego każde nieprawidłowe rozliczenie może skutkować ryzykiem podatkowym i koniecznością korekt. Kto organizuje transport, to decyduje o tym, jak ta transakcja podatkowo-VAT-owska jest ustawiona.

Poza tym rozliczenia VAT to jedne z najczęściej kontrolowanych rozliczeń w podatkach. Jeśli nie mamy wewnętrznej procedury należytej staranności, czyli dokumentu pokazującego, że dochowaliśmy odpowiednich działań, żeby nie wpaść w karuzelę VAT, to ryzyko kar rośnie. Mogą one dotyczyć zarówno spółki, jak i osób w zarządzie, księgowości czy finansów. Co ważne, nawet jeśli dostarczamy meble zaufanym, długoletnim kontrahentom, nie zwalnia nas to z obowiązku stosowania tej procedury. Był nawet wyrok NSA, który mówił o należnej staranności w VAT i to, że mamy stałych kontrahentów, nie oznacza, że możemy przymykać oko i nie weryfikować transakcji. Procedurę trzeba ciągle aktualizować i stosować. Nie możesz po prostu tak przymknąć oko na to, że już tyle lat nic się nie wydarzyło, cały czas mam tych samych klientów, to nie muszę podejmować tej weryfikacji w vacie. To jest bardzo, bardzo istotne.

W branży meblarskiej jest to naprawdę duże wyzwanie, bo eksportu jest sporo. Żeby znaleźć rozwiązanie dla tego wyzwania, najlepiej podejść do tego przez kontrolę, póki jej nie mamy, mamy po prostu wyzwanie. Rozwiązaniem jest opracowanie procedury należytej staranności, dokumentu wewnętrznego. Ważne, żeby była praktyczna, czyli żeby rzeczywiście ją stosować. Procedura musi być dopasowana do Waszej firmy, do Waszych realiów. Kluczowe jest także regularne analizowanie warunków transakcji, jak powinna być opodatkowana na gruncie VAT.
Plusem jest to, że jeśli mamy już ustalony przepływ towaru z danym kontrahentem, np. określone warunki Incoterms, kto za co odpowiada, to zwykle się to nie zmienia często. Jeśli więc dobrze przeanalizujemy podatkowo te warianty i wiemy, jak VAT powinien być rozliczony, można się tego stosować przez dłuższy czas. Mocno zachęcam do staranności przy rozliczeniach VAT w eksporcie w branży meblarskiej.


Piąty punkt – już na szczęście mniej popularny – to prawidłowe rozliczenie decyzji o wsparciu lub zezwolenia na działalność w specjalnej strefie ekonomicznej.
Chodzi o to, że część przychodów, dokładnie dochodu z takiej działalności, możemy zwolnić z podatku. Cała trudność polega na tym, że jeśli pojawia się jakaś działalność poboczna, albo mamy zakłady w innych lokalizacjach, które nie są objęte zwolnieniem, trzeba dokładnie wiedzieć, jakie dochody zwolnić i kiedy. Przepisy w tym zakresie zmieniały się, szczególnie dotyczące nowych inwestycji, więc całość jest naprawdę skomplikowana.
Rozwiązaniem może być audyt albo niezależnego eksperta, albo wewnętrzny żeby na chłodno przeanalizować wszystkie rozliczenia, np. kwartalnie czy rocznie. W takim audycie najczęściej wyłapuje się przede wszystkim ryzyka podatkowe, ale często też okazuje się, że większa część dochodu może być objęta zwolnieniem, co pozwala sporo podatku zaoszczędzić.


Punkt szósty – rozliczenia z podmiotami powiązanymi.
W tym zakresie również było mnóstwo odcinków na podcaście i wpisów na blogu. W branży meblarskiej te obowiązki często występują, bo mamy sieć połączonych spółek. Na przykład jedna spółka produkcyjna może mieć decyzję o wsparciu, a inna spółka, dystrybucyjna, kupuje od niej produkty i dalej je sprzedaje. W związku z tym spółka objęta strefą nie może skorzystać ze zwolnienia z dokumentacji cen transferowych i musi przygotować pełną dokumentację, tzw. lokalną dokumentację cen transferowych. To dość skomplikowany dokument finansowy, zawierający m.in. analizę porównawczą, który należy złożyć do urzędu w informacji TPRC.
Warto zwrócić uwagę, że w branży meblarskiej rozliczenia z perspektywy cen transferowych są istotne w kilku sytuacjach.
Po pierwsze, kiedy wartość transakcji towarowej przekracza 10 milionów złotych rocznie, a usługowej 2 miliony złotych rocznie. Wtedy z dużym prawdopodobieństwem wystąpi obowiązek przygotowania dokumentacji cen transferowych.
Po drugie, kiedy jedna ze spółek jest objęta decyzją o wsparciu, czyli jej dochody są zwolnione z podatku. Wtedy musimy mieć pewność, że rozliczenia z podmiotem powiązanym nie zaburzają tego, ile dochodu możemy zwolnić z opodatkowania.
Po trzecie – estoński CIT. Jeśli spółka jest na estońskim CIT i dokonuje transakcji z podmiotami powiązanymi, to jest jeszcze bardziej istotne. Nieważne, czy wartość transakcji wynosi 10 złotych czy 10 milionów złotych, różnica między wartością rynkową a wartością stosowaną w transakcji z podmiotem powiązanym może być opodatkowana stawką 10 albo 20% jako tzw. ukryty zysk. Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie z tego sprawy i myśli, że jeśli nie ma obowiązku dokumentacyjnego, to nic się nie dzieje, a to jest naprawdę ważne.
Dodatkowo branża meblarska jest specyficzna, bo czasami trudno znaleźć podmioty porównywalne do naszych spółek. Na przykład spółka produkcyjna, która nie ma własnego działu handlowego ani marketingowego, sprzedaje wszystko do swojej spółki dystrybucyjnej. A potem w analizach porównawczych jest zestawiana z podmiotami, które zajmują się dystrybucją i mają własny dział sprzedaży i marketingu. To może wypaczać ocenę cen rynkowych i rentowności, dlatego tak ważne jest, żeby dokumentacja cen transferowych była przygotowana świadomie i z odpowiednią analizą. Jest to moim zdaniem dość ryzykowne, bo jednak to jest trochę inny profil biznesu. Czym innym jest produkcja, a czymś innym tylko dystrybucja tych mebli.
Chciałbym zwrócić uwagę, że zagadnienia związane z cenami transferowymi w branży meblarskiej mogą być naprawdę skomplikowane. To jest problem szczególnie dla większych podmiotów, takich, które mają obroty powyżej 10 milionów złotych rocznie. A jak wiemy, takich firm w polskiej branży meblarskiej jest całkiem sporo.
Rozwiązaniem jest dokładne przejrzenie wszystkich transakcji między podmiotami powiązanymi, wykonanie analizy porównawczej, aby upewnić się, że stosowane ceny są rynkowe, oraz zweryfikowanie i spełnienie wszystkich obowiązków transferowych. Na przykład za rok 2024 czas na przygotowanie dokumentacji jeszcze jest, terminy kończą się dopiero w październiku/listopadzie, więc mamy jeszcze kilka miesięcy, żeby przygotować dokumentację w spokoju.


Kolejna kwestia to estoński CIT. Widzę w branży tendencję, że nawet podmioty o dużych przychodach, rzędu 70–100 milionów złotych, po wyczerpaniu wsparcia w ramach decyzji o specjalnej strefie ekonomicznej, albo po prostu rezygnując z dalszego korzystania z tego zwolnienia, decydują się na estoński CIT. Dlaczego? Branża meblarska jest w dużym stopniu polska, udziałowcami są osoby fizyczne, często zatrudniające pracowników i spełniające określone warunki. Estoński CIT pozwala nie opodatkowywać dochodów spółki do momentu ich wypłaty właścicielom, podczas gdy decyzja o wsparciu zwalnia z podatku tylko określoną część dochodu, objętą decyzją. Estoński CIT daje więc znacznie większą elastyczność i możliwość optymalizacji całego biznesu. Jest dużo bardziej korzystny, stąd widzę, że tą taką migrację decyzji o wsparciu ze specjalnej strefy ekonomicznej, które już są swoją drogą likwidowane, ale z decyzji o wsparciu na właśnie estoński CIT.

Z tym związane są jednak pewne problemy.
Po pierwsze – czy prawidłowo weszliśmy w estoński CIT. Czy sporządziliśmy korektę wstępną, czy sprawozdanie finansowe zostało przygotowane w formie elektronicznej zgodnie z wymogami. Czy przez cały okres trwania estońskiego CIT-u nie mieliśmy problemów z zatrudnieniem pracowników, bo to również jest warunek obowiązkowy.
Po drugie – już samo trwanie w estońskim CIT-cie wymaga świadomego podejścia do wydatków. W praktyce często widzę dwa skrajne zachowania zbyt ostrożne podejście, podmioty traktują bardzo wiele wydatków jako niezwiązane z działalnością i opodatkowują je, mimo że mogłyby pozostać w spółce nieopodatkowane. A jako przeciwieństwo, czyli zbyt liberalne podejście, traktują praktycznie wszystko jako związane z działalnością gospodarczą i w ogóle nie opodatkowują, co również jest błędem i może skutkować problemami przy kontroli podatkowej. Dlatego w estońskim CIT-cie kluczowe jest świadome i konsekwentne podejście do wydatków oraz obowiązków formalnych, żeby uniknąć ryzyka podatkowego, a jednocześnie korzystać z wszystkich przewidzianych prawem ulg.


Oczywiście rozliczenia z podmiotami powiązanymi, o czym już mówiłem wcześniej, są mega ważne w estońskim CIT. Mogą bowiem powstać dochody z ukrytych zysków, które będą podlegały opodatkowaniu. W branży meblarskiej związanych z tym problemów jest sporo. Najczęściej chodzi już nie o samo wejście w estoński CIT, a o samo trwanie w nim, przede wszystkim w kontekście ukrytych zysków i wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą. To są najważniejsze problemy. Rozwiązaniem jest przegląd rozliczeń z perspektywy przepisów, interpretacji i wyroków, być może audyt niezależnego eksperta, weryfikacja wydatków oraz przede wszystkim transakcji z podmiotami powiązanymi. W razie potrzeby warto wystąpić o interpretację indywidualną w pewnym zakresie, np. w kontekście ukrytych zysków.
To są rzeczy, które można zastosować. Myślę, że to bardziej wyzwanie niż problem, bo estoński CIT na razie nie jest tak mocno kontrolowany. A sprawdzane jest głównie to, czy prawidłowo weszliśmy w ten CIT, zaś samo rozpoznawanie wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą czy ukrytych zysków na ten moment, według mojej wiedzy, nie jest przedmiotem intensywnej kontroli. Może więc warto skorzystać z tego „okresu zadumy” urzędów skarbowych i samodzielnie zweryfikować swoje rozliczenia, zamiast czekać na nagłą kontrolę i ewentualny zaległy podatek za kilka lat. To byłoby straszne. Zwracam też uwagę, że jest to naprawdę specjalistyczne zagadnienie, oparte w dużej mierze na praktyce sądów i organów skarbowych. Powierzenie go wyłącznie księgowej czy prawnikowi wewnętrznemu byłoby co najmniej nieodpowiedzialne.

Punkt ósmy –  zmiana pokoleniowa.

Firmy, które powstawały w latach dziewięćdziesiątych, czyli w okresie zmiany gospodarczej w Polsce, mają dzisiaj plus-minus trzydzieści, trzydzieści pięć lat. Sporo. Jeżeli ktoś zaczynał biznes w wieku dwudziestu paru, trzydziestu paru lat i daj Boże, dalej go prowadzi, a w naszym kraju jest bardzo dużo firm z piękną tradycją meblarską, pojawia się naturalny problem: Nestor, czyli główny założyciel, zbliża się do wieku emerytalnego i chciałby odpocząć po tych trzech dekadach pracy operacyjnej. Tu w grę wchodzi kwestia przekazania władzy dalej. Nie chodzi tylko o zmianę członka zarządu z siebie na swojego syna, ale o całe zarządzanie majątkiem firmowo-prywatnym, w tym też o to, co się stanie po naszej śmierci. Często młodsze pokolenie nie chce kontynuować losu swoich ojców czy dziadków, woli pracować w innej branży lub po prostu nie angażować się w biznes rodzinny. W tym przypadku pomocą może być dobrze napisany testament, ale też fundacja rodzinna. To konstrukcja, która bardzo elastycznie pozwala zarządzać zasadami dziedziczenia, kto jakie świadczenia otrzymuje.
Fundacja rodzinna może kontrolować Waszą spółkę, posiadając w niej udziały. Wtedy dywidendy wypłacane do fundacji są zwolnione z podatku, a sama fundacja również jest zwolniona. Może też prowadzić działalność inwestycyjną, od której nie płaci podatku, pełniąc rolę „skarbu rodzinnego” do pomnażania majątku. To daje zarówno efekt ekonomiczny, jak i sukcesyjny. Nie chcę wciskać fundacji rodzinnej każdemu, to narzędzie raczej nie dla mikroprzedsiębiorców. Sama kwota funduszu założycielskiego to 100 tysięcy złotych, ale dla kogoś, kto takiej kwoty nie traktuje jako przeszkodę, korzyści podatkowe i sukcesyjne mogą być bardzo duże. Warto podkreślić, że te 100 tysięcy nie musi być w gotówce, może to być udział w spółce lub inne wkłady niepieniężne.
Jeżeli ta kwota Cię nie przeraża, warto pomyśleć o fundacji rodzinnej, dobrze ją ustrukturyzować podatkowo i zadbać o to, żeby Twoje dzieci, niezależnie od decyzji biznesowych, miały jasną ścieżkę zarządzania majątkiem. Sama rodzina po śmierci często się nie dogada, a to może zaszkodzić biznesowi, pracownikom i całemu wpływowi na polską gospodarkę.

Punkt dziewiąty to ekspansja zagraniczna i tu ma różne formy.

Jeżeli ta ekspansja zagraniczna ma jedynie formę np. przedstawicieli handlowych za granicą, którzy po prostu próbują sprzedać Wasze produkty, to tutaj przede wszystkim pojawia się ryzyko powstania tzw. zakładu podatkowego. Innymi słowy, czy część dochodu, który generujecie, nie powinna być alokowana w innym kraju, na przykład we Francji, bo tam macie tego przedstawiciela handlowego.
Wiem, że może to brzmieć dość nieprawdopodobnie dla osób, które nie zajmują się podatkami, że jeden przedstawiciel handlowy może sprawić, że część dochodu zamiast w Polsce powinniście płacić za granicą, ale jest to jak najbardziej możliwe. Wszystko zależy od tego, jak szerokie kompetencje ma ten przedstawiciel i co dokładnie robi. W Polsce podejście do tego jest dość rygorystyczne. Bardzo często organy twierdzą, że w kraju powstał zakład zagranicznej korporacji, nawet jeśli jej działalność tutaj jest ograniczona, wynajmuje magazyn, zatrudnia pracowników zdalnie lub współpracuje w modelu B2B. W takich sytuacjach organy podatkowe uznają, że zakład powstał i należy odprowadzać podatek. Analogicznie, polscy przedsiębiorcy działający za granicą też muszą uważać, jest ryzyko, że tam również pojawi się obowiązek podatkowy.
Rozwiązaniem jest przede wszystkim weryfikacja umów z przedstawicielami handlowymi. Jeżeli ekspansja jest większa i macie zagraniczne spółki, kluczowe staje się prawidłowe rozliczanie tych podmiotów i dochodów, które generują. Warto zwrócić uwagę na to, jak rozliczacie się np. ze znaków towarowych, jak wyceniana jest sprzedaż towarów, czy ceny stosowane w transakcjach są rynkowe i czy przypadkiem nie pojawia się obowiązek dokumentacji cen transferowych wobec zagranicznych podmiotów. To wszystko ma znaczenie. Potrzebne jest ponowne przyjrzenie się treści umów, stosowanym cenom i relacjom z podmiotami powiązanymi. Dobrą wiadomością jest to, że jeżeli wszystko zostanie raz poprawnie poukładane, zwykle można mieć spokój na dłuższy czas. Przy czym ten problem ekspansji zagranicznej dotyczy przede wszystkim większych podmiotów, które rzeczywiście mają zamiar rozwijać działalność poza granicami kraju, a nie typowych MŚP.


Punkt dziesiąty, to licencje i nabywanie ogólnie usług niematerialnych z zagranicy.
Część biznesów z racji tego, że nasza polska branża meblarska tak się fajnie rozprzestrzenia za granicą i dużo sprzedaje, to też siłą rzeczy dużo kupuje usług niematerialnych. Rzadko widzę w tych takich średnich czy mniejszych podmiotach, żeby wypłacać za granicę jakieś dywidendy, odsetki, ale za granicą już jak najbardziej. Korzystamy z zagranicznych licencjodawców, czyli płacimy za licencję za granicę. Często płacimy za granicę za jakieś właśnie usługi prawne, za jakieś usługi doradcze, marketingowe zagranicznym podmiotom. Tutaj może się pojawić problem w postaci podatku źródła, czyli, mimo że te pieniądze formalnie należą do tego zagranicznego podmiotu (załóżmy niemieckiej kancelarii prawnej), to wy powinniście potencjalnie pobrać podatek u źródła w Polsce, wpłacić go, przygotować odpowiednią deklarację w Polsce jako właśnie tacy płatnicy i oczywiście zapłacić swojemu kontrahentowi. Także jest to też zagadnienie dość skomplikowane i kontrolowane przez organy.

Plus jest taki, że przy tego typu usługach niematerialnych dla podmiotów niepowiązanych jest dużo mniej obowiązków i mniejszy rygor niż na przykład do podmiotów powiązanych za granicę, czy do odsetek należności dywidend za granicę, więc to jest duży plus. Orzecznictwo się bardzo zmienia, to co podlega pod WHT – ten podatek u źródła, czyli te obowiązki związane z pobraniem podatku i innych obowiązków, Ten zakres się ciągle zmienia i to trzeba monitorować.

Koniecznie przejrzyjcie sobie te wszystkie rozliczenia za granicą, jeżeli macie. Określcie, czy coś podlega pod podatek u źródła, czy nie, na jakich zasadach, czy posiadacie certyfikaty rezydencji odbiorcy lub inne dokumenty, które pozwalają zwolnić płatność z pobrania podatku. Jeżeli raz wszystko zostanie dobrze ustawione i regularnie korzystacie z tych samych usługodawców (np. tej samej kancelarii prawnej lub firmy marketingowej), sprawa powinna być względnie uporządkowana na dłuższy czas.
Tutaj możemy mówić o problemie, jeżeli nie mamy certyfikatu rezydencji lub innych wymaganych dokumentów, a płatność podlega WHT, musimy pobrać podatek. Jeśli tego nie zrobiliśmy, istnieje ryzyko odsetek za zwłokę i trudności w działaniu wstecz, co może skutkować koniecznością zapłaty zaległego podatku. To dość poważny problem, szczególnie dla podmiotów, które dużo nabywają usług za granicą.

Punkt jedenasty to malejąca rentowność.
Nie da się ukryć, że mamy do czynienia z ogólnym kryzysem gospodarczym, można nawet mówić o pewnym spowolnieniu. Branża meblarska wciąż jest silna, ale oczywiście także odczuwa jego skutki. W takim kontekście pojawia się pytanie: co można zrobić podatkowo, by zrekompensować malejącą rentowność? Przede wszystkim warto rozważyć estoński CIT, o którym już wcześniej wspominałem. Ten model staje się coraz bardziej popularny w branży meblowej. Jeśli spółka generuje zyski, ale nie wypłaca ich właścicielom, te zyski pozostają nieopodatkowane. W praktyce zwiększa to rentowność firmy. Dywidenda natomiast jest opodatkowana korzystniej niż w przypadku klasycznej spółki.


Drugim rozwiązaniem jest ulga badawczo-rozwojowa (B+R). Jeżeli firma posiada dział badawczy tworzący nowe rozwiązania, czyli wykonujący pracę twórczą obarczoną ryzykiem i niepewnością, część wydatków można odliczyć od podatku. Ulga działa tak, że np. wynagrodzenia pracowników w momencie wypłaty są kosztem, a dodatkowo nawet 200% tej wartości można odliczyć od dochodu. W praktyce oznacza to podwójny zysk na tym samym wydatku, co znacząco poprawia rentowność. Warto jednak pamiętać, że estońskiego CIT-u nie można łączyć z ulgą B+R. Korzystając z estońskiego CIT-u, przedsiębiorca nie korzysta z ulg podatkowych.
Jest na to jednak sprytne rozwiązanie. Część firm z branży meblowej dzieli działalność na dwie spółki: główna spółka funkcjonuje w systemie estońskiego CIT-u, natomiast druga spółka zajmuje się wyłącznie działalnością badawczo-rozwojową. Wyniki jej pracy sprzedawane są głównej spółce produkcyjnej na zasadach rynkowych. Dzięki temu główna spółka, korzystając z estońskiego CIT-u, nie płaci podatku od zysków, które zatrzymuje w firmie, co zwiększa jej rentowność. Natomiast spółka B+R, dzięki ulgom, płaci bardzo niewielki podatek, a czasem może nawet otrzymać zwrot. Można więc powiedzieć, że to oddaje powiedzenie  „mieć ciastko i zjeść ciastko”.


Oczywiście takie rozwiązanie ma sens przede wszystkim w większych strukturach. Nie każda firma prowadzi działalność badawczo-rozwojową, ale dla tych, które ją mają, to duży benefit i realny boost dla firmy.
Sytuacja na rynku jest trudna – kurs euro maleje, a eksport nie przynosi takich dochodów jak kiedyś. Dlatego plan optymalizacji podatkowej, w tym badanie potencjału ulgowego (nie tylko B+R), jest istotny. Można porównać różne scenariusze: czy bardziej opłaca się estoński CIT, rezygnując z ulgi B+R, czy może wydzielić spółkę B+R, albo zostać przy samej uldze B+R, jeśli zależy nam na wypłacaniu zysków ze spółki.
Różne warianty są możliwe, ale warto pamiętać, że podatki mogą realnie wspierać biznes i generować oszczędności. To nie problem, a wyzwanie – istotne, bo rentowność polskich firm meblarskich w ostatnim czasie rzeczywiście spada w związku ze spowolnieniem gospodarczym.

Tak końcowo chciałbym powiedzieć, że zobaczcie, jest tyle różnych wyzwań i problemów, chociażby w tej branży meblarskiej, które są zagadnieniami specjalistycznymi i wymaganie od prawnika czy od księgowej, że proaktywnie będzie jeszcze nam robić te wszystkie rzeczy w ramach wynagrodzenia, które jej płacimy, jest dość naiwne. Do tego potrzeba po pierwsze bardzo specjalistycznej wiedzy, po drugie nawet jeżeli ta specjalistyczna wiedza jest to potrzeba czasu, często zespołu ludzi, przeglądu ogromnej ilości dokumentów, przygotowania ogromnej ilości dokumentów.
Mam nadzieję, że po poruszeniu dzisiejszego tematu zdecydujecie się sięgnąć po własne wewnętrzne zasoby albo skorzystać z pomocy eksperta i realnie się nim zająć. Mówimy tu bowiem zarówno o ryzyku podatkowym, zapłacie ogromnych kar czy podatków liczonych w setkach tysięcy, jak i o wyzwaniach, które – jeśli się ich podejmiecie – mogą pozwolić wyprzedzić konkurencję, zwiększyć rentowność i zbudować po prostu zdrowszy biznes.
Na koniec, bardzo szybko, podsumuję problemy i wyzwania, które pojawiły się w dzisiejszym odcinku. Były to przede wszystkim: podatek od nieruchomości, bardzo duży i często niedoszacowany problem, nieprawidłowo dobrana forma działalności, zbyt wysokie ryzyko podatkowe, nadpłacanie podatków oraz ogólnie wysokie obciążenia podatkowe.

Oczywiście podsuwajcie mi inne branże, na których Wam zależy i które reprezentujecie.

Ja taką listę będę starał się przygotowywać dla naprawdę wielu, wielu branż, bo z wieloma branżami mam do czynienia i każda branża trochę rządzi się swoimi prawami.